Sigue estos 3 consejos para reducir los gastos en viáticos de tu fuerza de ventas
Los viajes de tu equipo de ventas a conquistar clientes en lugares lejanos son ya el pan de cada día después de un tiempo transcurrido tras el confinamiento propiciado por la pandemia. Hoy los viajes de negocios han retomado su ritmo y, claro, tu base de clientes se ha vuelto a robustecer, en gran medida al acercamiento que éstos permiten. Ahora puedes encontrar a un cliente ideal al otro lado del mundo.
Pero aquí viene el dilema: para aumentar los ingresos de la compañía, necesitas que tu fuerza de ventas persiga a esos clientes de alto nivel, y eso implica gastos de viaje: boletos de avión, cenas con los clientes y transporte, entre varios otros. Estos viajes corporativos y sus gastos asociados son los responsables de algunos de los mayores desembolsos de efectivo en tu empresa.
Pero no te preocupes, en este blog te daremos las claves para mantener bajo control los gastos de viaje de tu fuerza de ventas. Sigue estas tres estrategias prácticas que te permitirán optimizar los costos, maximizar los beneficios y mantener el equilibrio financiero de tu empresa. ¿Listo para embarcarte en este viaje de ahorro?
Ten identificados los gastos de T&E
Antes de adentrarnos en las mejores estrategias para ahorrar en los gastos de viaje de tu equipo de ventas, es importante que comprendamos qué son exactamente estos gastos de T&E (Viajes y entretenimiento, por sus siglas en inglés). Deja que te lo explique de manera sencilla.
Imagínate que tienes a tu equipo de ventas conquistando el mundo en busca de esos clientes valiosos. Los gastos de T&E, son todos los gastos que se generan durante esos viajes corporativos. Pueden ser gastos realizados por tus empleados con tarjetas de crédito corporativas, tarjetas de empresa o incluso de su propio bolsillo (que luego se les reembolsa). Estos gastos abarcan una amplia gama de temas, como boletos de avión, alojamiento, comidas, transporte y todo lo necesario durante la estadía de tus empleados en los destinos a los que acuden.
Ahora bien, aquí viene la realidad: los gastos de T&E suelen ser el segundo mayor gasto en una empresa. Sí, ¡así de importante son! Por eso, cuando llega el momento de recortar gastos empresariales, es fundamental que tomes medidas para controlar y optimizar los que se refieren a viajes. Y es ahí donde entran en juego los servicios de gestión de viajes y gastos, que te ayudarán a establecer políticas de gastos más estrictas, condiciones de reembolso y asegurar el cumplimiento de las normas.
¿Qué es un sistema de gestión de viajes y gastos?
Antes de adentrarnos en cómo reducir los gastos de viaje de tu equipo de ventas, te explicamos qué es exactamente un sistema de gestión de viajes y gastos.
Imagínate que tienes una herramienta poderosa que te permite gestionar de manera eficiente los gastos de viaje de tu equipo de ventas. Eso es exactamente lo que hace un sistema de esta naturaleza. No solo se trata de asociar estos gastos con costos, sino también con el crecimiento. ¿Por qué? Déjame que te lo explique.
Sí, la globalización y el internet han ampliado nuestro alcance, pero también han limitado en muchos aspectos la interacción humana. En esta época en la que captar la atención de tus clientes es el mayor desafío, esperar que tu equipo de ventas aplique el arte de vender a través de correos electrónicos y llamadas telefónicas los pone en desventaja. Las reuniones en persona son importantes para que tu equipo cierre el trato adecuado con tus prospectos.
Cuando tu equipo de ventas viaja para encontrarse con un posible cliente, demuestra determinación y perseverancia, lo cual produce mejores tasas de conversión que la comunicación telefónica.
Ahora bien, reducir los gastos de T&E de manera generalizada puede ser un paso arriesgado. Los buenos servicios de gestión de viajes y gastos identifican los gastos corporativos de T&E que contribuyen al crecimiento, y los rastrean de manera constante mediante un análisis de datos concretos.
¿Cómo reducir los gastos de T&E de tu equipo de ventas?
Ahora viene la parte interesante. Mientras buscas reducir los gastos de T&E, debes enfocarte en encontrar formas de reducirlos sin afectar las oportunidades de viaje que generan ingresos.
1. Libera a tus vendedores para que vendan
¿Sabías que tu equipo de ventas pasa el 65% de su tiempo realizando tareas de baja prioridad en lugar de vender? En lugar de convertir a prospectos valiosos en clientes, tu equipo de ventas se ocupa de tareas como archivar informes de viajes y gastos, recordar guardar cientos de pequeños recibos para solicitar reembolsos y un largo etcétera.
Cuando tu equipo de ventas se enfoca más en realizar manualmente tareas que pueden automatizarse fácilmente, básicamente estás pagándoles por hacer tareas que no generan ni ingresos ni crecimiento.
Deja que tu equipo de ventas haga lo que mejor sabe hacer y deja que estas tareas secundarias las automatice un software de gestión de gastos, como Tribal Travel, que proporciona tarjetas corporativas para el control de gastos de viaje y informes automatizados de viajes y gastos. Elimina la carga adicional de tener que llevar recibos físicos utilizando la tecnología de captura de recibos digitales.
Además, con nuestra nueva función de reconciliación de recibos. Tu fuerza de ventas podrá decirle adiós a los ajustes manuales, los recibos dispersos y las horas invertidas en tareas mundanas. Desde ahora pueden concentrar todas sus transacciones con solo un clic desde su teléfono. Ya no tendrán de buscar entre montones de recibos y cotejar con las transacciones correctas. Nuestra tecnología lo hará por ellos.
2. Establece controles de gastos proactivos y monitorea las transacciones en tiempo real
Tienes una política estricta de gastos bien esstablecida, pero necesitas asegurarte de que tus gerentes estén al tanto de los gastos de tu equipo de ventas para que se cumpla de manera efectiva. Sin embargo, el problema es que los gastos suelen tardar un promedio de entre 6 y 8 semanas en procesarse para su reembolso. ¡Eso es demasiado tiempo! No quieres darte cuenta de violaciones a la política de gastos después de que los gastos ya se hayan realizado.
¿A quién beneficia esto? Desde luego, ni a ti ni a tu empresa. Lo que necesitas es tener actualizaciones en tiempo real sobre los gastos de tu equipo de ventas para poder controlar los gastos innecesarios en el momento en que ocurren. Imagina tener un sistema que te brinde información al instante sobre las transacciones de tus vendedores. ¡Eso sería genial!
Con una tarjeta corporativa de T&E como Tribal Travel, puedes establecer categorías de gastos para asegurarte de que tus empleados no realicen ningún gasto que no esté permitido por la tarjeta. Además, podrás monitorear las transacciones en tiempo real, lo que te permitirá estar al tanto de los gastos en el momento en que ocurren. Así podrás tomar medidas inmediatas si notas algún gasto inapropiado o excesivo.
3. Recompensa los ingresos, no el gasto
Aquí viene una idea interesante para cambiar el enfoque y motivar a tu equipo de ventas de una manera diferente. En lugar de permitir que utilicen sus tarjetas de crédito personales y disfruten de los beneficios y recompensas por gastar más, ¿por qué no los motivas a gastar dentro de límites razonables y los recompensas por los ingresos generados?
Piénsalo: en lugar de incentivarlos a gastar lo máximo posible para obtener puntos de recompensa, puedes establecer metas de ingresos y bonificar a tu equipo cuando las alcancen. De esta manera, estarán motivados a enfocarse en generar más ingresos y cerrar tratos exitosos en lugar de gastar en exceso.
Imagina la satisfacción de tu equipo de ventas cuando vean que su esfuerzo y rendimiento se traducen en bonificaciones adicionales. ¡Será un gran incentivo para que se esfuercen aún más y logren resultados sobresalientes!
En resumen
Reducir los gastos de viaje de tu equipo de ventas no solo implica un ahorro financiero significativo, sino que también te permite optimizar recursos, maximizar beneficios y mantener un equilibrio financiero sólido en tu empresa. Al seguir los consejos anteriores, estarás en el camino correcto hacia una gestión eficiente de los gastos de T&E.
Recuerda la importancia de tener identificados los gastos de T&E, implementar un sistema de gestión de viajes y gastos adecuado y fomentar una cultura de control y responsabilidad financiera en tu equipo. Al hacerlo, no solo estarás reduciendo costos, sino también creando un entorno en el que tu equipo de ventas pueda prosperar y alcanzar metas de ingresos más altas.
