7 prácticas para mantener a tu departamento de finanzas en la mejor forma
Mantener el departamento de finanzas y contabilidad bien afinado y eficaz, incluso durante las temporadas altas como fin de año, es un reto que comparten muchas organizaciones. En muchas empresas sin importar su tamaño ni la industria a la que pertenezcan, este suele ser un departamento muy reducido cuyos miembros están sometidos a un estrés constante y a plazos muy apretados
De acuerdo con un estudio de la organización caba, el 55% de los expertos contables admite sufrir estrés y agotamiento —un porcentaje significativamente mayor que el 41% de los empleados de otros sectores— y cuatro de cada cinco expertos contables creen que el estrés y la mala salud mental son un problema dentro del sector.
Hoy en día, liderar a estos equipos y mantener motivados a los responsables de la contabilidad puede representar todo un desafío. Como el papel de este equipo es crucial en una organización, es importante que los directores de contabilidad y los supervisores colaboren de cerca en la gestión de su personal para alcanzar los objetivos operativos de su departamento.
No basta con tener gran conocimiento sobre las funciones y responsabilidades de un experto contable; como lider de esta unidad es necesario saber dirigir y gestionar a tu personal con el equilibrio adecuado de conocimientos técnicos, capacidad de liderazgo y habilidades de comunicación eficaces. Como responsable debes capacitar a tu personal para que cumpla con éxito su objetivo principal, que es garantizar que la empresa esté en las mejores condiciones financieras.
Como en cualquier puesto de liderazgo, la gestión del equipo de contabilidad requiere mucho más que conocimientos técnicos; también hay que incluir en la ecuación una buena dosis de empatía. De ahí que aquí compartimos siete consejos para gestionar eficazmente el equipo de finanzas y contabilidad:
- La contabilidad va más allá del mero cumplimiento.
La contabilidad es mucho más que el cumplimiento de las obligaciones fiscales; te ayuda a gestionar la empresa de forma más fluida. Los datos contables y financieros pueden generar ideas de negocio y dar forma a iniciativas estratégicas, como la posibilidad de elegir una estrategia de marketing que genere el mejor resultado financiero.
- Examina continuamente tus procesos de trabajo y gestiona la capacitación de personal pertinente.
De vez en cuando, conviene realizar entrevistas con el personal y los responsables de los procesos clave para comprender mejor las operaciones diarias. Puedes aprovechar estos 1-1 para identificar cualquier ineficiencia o traba en tus procesos de trabajo, así como para conocer mejor el flujo de trabajo de tu equipo. Al tener una idea más clara de sus tareas y el nivel de sus respectivas habilidades, también puedes detectar lagunas de aprendizaje que deben ser resueltas a través de la capacitación.
- Fomenta una cultura de aprendizaje.
Mantén al personal de tu departamento de finanzas al día con los últimos avances del ámbito contable y financiero, al promover el uso de las mejores prácticas en este rubro. De ser posible, invierte en su capacitación continua y en su desarrollo profesional financiando oportunidades de formación fuera de la oficina. Al hacerlo, puedes aumentar considerablemente la precisión, el tiempo de respuesta, la calidad de los datos y la motivación de los empleados.
- Mantén involucrado a tu equipo en cualquier situación.
Cuando sea necesario tomar decisiones difíciles, anima a tu equipo a aportar ideas y a participar. Estas conversaciones pueden incluir la mejora de los procesos de trabajo y, la adaptación de nuevas tecnologías, entre otras. Si procede, puedes someter las decisiones importantes a votación para que todos los miembros del equipo se sientan implicados en la dirección que vas a tomar.
- Automatiza los procesos manuales que sean necesarios
El proceso de análisis y cálculo de las finanzas puede ser largo y costoso, y como el volumen de transacciones aumenta sin parar, contratar más empleados puede no ser la opción más estratégica. Además, si tu equipo se concentra en los procesos manuales aumenta su probabilidad de errores y el tiempo dedicado a los estados financieros.
Tu departamento de finanzas debe contar con un sistema que sirva para automatizar las tareas complejas y reducir las tareas manuales al máximo. Con la herramienta de software adecuada, la automatización puede ayudar a los responsables de la contabilidad no sólo en tareas rutinarias como la creación de facturas o la generación de informes, sino también en la gestión de impuestos y visualizar el comporatmiento de ingresos.
- Ajusta los informes dentro de la contabilidad.
Este es un punto muy importante en cualquier empresa sin importar su tamaño. Lo más probable es que en finanzas tengas que elaborar informes no sólo para tu propio departamento y para el mantenimiento de los registros, sino también para las distintos áreas, los ejecutivos y los inversionistas para utilizarlos en la presentación y la preparación de los impuestos. Un sistema estandarizado para la elaboración de informes y la gestión de datos resulta crucial para garantizar que el trabajo no se duplique debido a las solicitudes de formato o a las complicaciones del software.
- Elige una adecuada herramienta para gestionar tus gastos.
Hoy más que nunca, la transición digital de las finanzas de tu empresa es casi un obligado, además de algo cada vez más accesible. Existe una amplia variedad y disponibilidad de servicios, así como la habilidad de los equipos para adaptarse a nuevas herramientas para manejarlos. Esta digitalización puede beneficiar a prácticamente cualquier empresa pues, a medida que ésta crece suele ser más complejo dar seguimiento a cada operación financiera que se realice en una simple hoja de cálculo. Por eso es mejor contar con herramientas que ofrezcan representaciones visuales gráficas que te entreguen la información en tiempo real que requieres en un formato más y que genere un valor agregado en la compañía para beneficio de ti y de tus colaboradores.
