6 consejos para ahorrar y optimizar tu presupuesto de viajes de negocios
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Ya sea que tú o tu equipo de trabajo tengan que salir de la ciudad para asistir a un congreso, visitar a un cliente en otro estado o buscar proveedores en el extranjero, siempre es una buena idea tener una estrategia de ahorro y un presupuesto establecido para esos viajes. Si es la primera vez que lo haces, no te preocupes, no es algo que debas hacer solo. Nosotros podemos ayudarte con estas sencillas recomendaciones.
1. Piensa a futuro. La mejor manera de ahorrar es anticiparse. Si tienes un viaje en puerta, comienza a planear tus gastos con antelación. Al reservar con tiempo vuelos y hoteles, tienes más oportunidades de conseguir buenos precios. Esto es especialmente importante si viajan varias personas de la compañía.
Además, es una buena idea conocer la política de viajes corporativos de tu empresa, la cual debe tener establecido claramente qué, cómo y cuánto corresponde a los empleados por viaje. Una política clara, concisa y de fácil acceso evitará problemas y suele ayudar a ahorrar. Los puntos básicos que ésta debería cubrir son:
- Elaboración de informes de gastos. Todos los empleados deben saber cómo declarar los gastos que realicen durante un viaje.
- Gastos diarios permitidos. Es importante establecer una cantidad límite que los empleados puedan gastar en alimentos. Aprovechar las comidas incluidas en los alojamientos es una excelente idea. Revisa las políticas, por ejemplo, es posible que el desayuno esté incluido.
- Montos establecidos para la reservación de hoteles. Considera que los viajes de negocios tienen un objetivo corporativo. A veces, los lujos que ofrecen algunos hoteles no son necesarios, pero sí se requieren aspectos prácticos que ayuden a ser productivos y alcanzar las metas.
- Tipo de transporte. Es importante tener flexibilidad en cuanto a los transportes que tú y tu equipo pueden usar según los kilómetros que se recorran y el tiempo disponible con que cuentes. Establece guías claras para saber qué tipo de transporte corresponde utilizar de acuerdo al destino y los kilómetros que se van a recorrer. Es posible que sólo necesites autobús para llegar a una ciudad, o puedes utilizar el auto de la compañía. Para viajes lejanos, considera el avión.
2. Alojamiento para viajes de negocios. Cuando tienes claridad sobre cuánto puedes gastar en el hospedaje, puedes tener certeza sobre el tipo de lugares a los que puedes acceder. Pero siempre hay trucos para encontrar buenos lugares a precios accesibles. Por ejemplo, busca hoteles cercanos a tu destino final. Si tienes una reunión con un cliente cerca de su oficina, busca un hotel en esa zona. No tiene sentido alojarse en un hotel ubicado al otro lado de la ciudad pensando que estás ahorrando dinero, si luego tendrás que gastar más en un taxi para llegar a tu reunión, lo cual también implicará tiempo. También considera la duración y frecuencia de tus viajes. No es lo mismo visitar una ciudad por dos días una vez al año que quedarte tres semanas cada seis meses. Para la primera opción, puedes considerar hoteles que ofrezcan programas de lealtad y descuentos por uso frecuente. Para el segundo caso, podrías pensar en alquilar algo en Airbnb o una casa temporal.
3. Recurre a la tecnología. Descarga herramientas y aplicaciones para la gestión de tus viajes de negocios. Por ejemplo, con Tribal tienes la oportunidad de dar seguimiento a todos tus gastos desde nuestra plataforma. También existen otras opciones que pueden facilitar tu viaje. Aquí te dejamos algunas:
-Tripadvisor: esta conocida herramienta te puede ayudar a descubrir dónde puedes comer dentro de tu presupuesto asignado.
- Google Translate: si viajas fuera del país, esta aplicación te permitirá tener idiomas descargados para usar offline cuando lo necesites.
- Flight Track: con esta aplicación puedes dar seguimiento en tiempo real a tus vuelos.
- Kayak: esta es una de las aplicaciones más populares para reservar vuelos u hoteles. Te ayudará a encontrar ofertas y comparar precios.
- Packpoint: si empacar es un dolor de cabeza para ti, esta aplicación te ayuda a considerar lo necesario para un viaje, basándose en la duración de tu estadía y el clima.
- Accuweather: es una de las aplicaciones más recomendadas para obtener el pronóstico del tiempo.
4. Implementa tarjetas corporativas: te evitarás muchos problemas si comienzas a usar tarjetas corporativas. Es más fácil establecer un límite de gastos y fijar claramente qué se puede o no pagar con ellas. Además, es una solución más segura que dar adelantos en efectivo.
5. Viaja en temporada baja: podrás acceder a mejores tarifas si planeas tus vacaciones o días de descanso en temporada baja. Revisa las fechas y planifica tus viajes de acuerdo con esta temporada, cuando seaposible.
6. Apuesta por la gamificación: en lugar de aplicar restricciones a los gastos de viaje de los empleados —que no siempre son bien recibidas—, crea un programa de incentivos para que sean ellos mismos los que se involucren en el ahorro que se quiere lograr. Si los empleados tienen un presupuesto y logran gastar menos de lo previsto con organización, pueden obtener puntos para acceder a otros beneficios.
Como puedes ver, hay varios puntos que pueden ayudarte en tu estrategia de ahorro para tus viajes de negocios. Recuerda que esta tarea no es solo tuya, sino que involucra a todo el equipo.
