Cómo negociar buenos descuentos en los viajes corporativos de tu compañía
Si eres responsable de planificar los viajes de negocios para tu empresa, sabes lo desafiante que puede ser encontrar opciones rentables sin comprometer la comodidad y la calidad para tus colaboradores. En este espacio, te brindaremos valiosos consejos y estrategias para obtener los mejores descuentos en tus viajes corporativos, ahorrando dinero y optimizando tus recursos.
Los viajes de negocios están de vuelta con fuerza, se espera que el mercado en general alcance aproximadamente los $1.4 billones para fines de 2024, casi igualando el máximo de ingresos previo a la pandemia de 2019, de 1,43 billones de dólares. A medida que los administradores de viajes se preparan para enfrentar las crecientes solicitudes de viaje, la primera pregunta que les viene a la mente es cómo reducir los gastos de los viajes.
Negociar descuentos en viajes corporativos no solo implica buscar las mejores tarifas aéreas o de alojamiento, sino también conocer las herramientas y tácticas adecuadas para asegurarte de obtener el trato más ventajoso para tu compañía.
En este blog descubrirás cómo prepararte para las negociaciones, qué información es clave tener en cuenta y cómo presentar tu caso de manera persuasiva. Además, te proporcionaremos estrategias para aprovechar al máximo las temporadas de menor demanda y cómo trabajar en colaboración con agencias de viajes y proveedores para obtener beneficios adicionales.
¡Comencemos a hacer que tus viajes corporativos sean un éxito desde el punto de partida! Así que continua leyendo.
Los 5 mejores consejos para negociar buenos descuentos en tus viajes de negocios
1. Realiza una autoevaluación
El primer paso para obtener una excelente oferta de alojamiento es conocer las tendencias de gasto de tus viajes. Evalúa tus datos de viaje recientes e identifica las ciudades donde se planearon más viajes.
Proyecta cuántas noches de hotel es probable que compres en el próximo año.
Una vez que tengas esta base, adéntrate en tus datos recientes de hoteles. Para las ciudades más visitadas, identifica los hoteles utilizados con frecuencia. Ahora, estás armado con el conjunto correcto de hoteles para poder negociar.
2. Ten a la mano una tarjeta de crédito corporativa
Asegúrate de tener una tarjeta de crédito corporativa que te dé beneficios por comprar y agendar vuelos y hoteles. Si en la empresa se necesita de forma recurrente realizar viajes de negocios, la mejor decisión que puedes tomar es tener una tarjeta de crédito corporativa donde puedas tener control de todos los gastos y que además te ofrezca beneficios como cashback y decuentos, pues así disfrutarás de dichos beneficios cada vez que agendes viajes.
Una gran alternativa es Tribal Travel, que además de ofrecerte todos los beneficios que obtienes al usar Tribal, nuestra una alianza con Expedia nos permite ofrecer a nuestros clientes descuentos y ofertas exclusivas que seguro a ti y a tu empresa le convendrá.
3. Pregunta sobre el cargo de retención
El cargo de retención es una penalización impuesta por el hotel en caso de cancelación fuera del período de cancelación, no presentación o salidas anticipadas. Consulta con el hotel sobre sus cargos de retención y los términos y condiciones asociados. La mayoría de los hoteles cobran el equivalente a una noche de tarifa por este concepto.
Si la tasa de retención es alta, negóciala para obtener un cargo más favorable.
Una buena plataforma de gestión de viajes te ayudará a obtener tarifas negociadas en hoteles, lo que reducirá significativamente tus gastos de viaje.
4. Negocia con varios hoteles
Una vez que tengas tu lista de hoteles lista, es hora de identificar una alternativa para cada uno de ellos. La mayoría de los hoteles excelentes tienen una alternativa razonable en la misma área. Los viajeros de negocios a menudo tienen poco tiempo y no consideran estas alternativas.
Cuando inicies una negociación, escribe a tu hotel preferido y a la segunda alternativa. Esto te ayudará a comparar fácilmente no solo las tarifas y descuentos, sino también las comodidades y otros servicios incluidos. A medida que avancen las negociaciones, la información sobre las tarifas corporativas del hotel alternativo será una herramienta de negociación útil para obtener el máximo valor.
5. Pregunta acerca de la ventana de cancelación
Tu proceso de negociación de acuerdos aún no ha terminado. Los viajeros de negocios cancelan con mucha más frecuencia que otro tipo de viajeros. Una cláusula importante para incluir en el acuerdo es una ventana de cancelación favorable.
La ventana de cancelación es el límite de tiempo antes de la hora de check-in, en el que puedes cancelar una reserva sin que te cobren por ello. Pregunta a cada hotel sobre la ventana de cancelación que ofrecen.
Es probable que la mayoría de los hoteles ofrezcan una ventana de cancelación de 48 horas.
Sin embargo, puedes negociar la ventana de cancelación a un plazo de 12 horas, especialmente si estás garantizando noches de habitación en el hotel.
Como podrás ver, negociar descuentos en viajes corporativos no solo implica buscar las tarifas más bajas, sino también construir relaciones sólidas con proveedores y aprovechar al máximo los programas de lealtad y los acuerdos corporativos.
Recuerda que cada negociación es única y requiere un enfoque adaptado a tus necesidades específicas. Mantén una actitud proactiva, sé creativo y flexible en tus planteamientos, y busca siempre oportunidades para obtener beneficios adicionales.
Al implementar las estrategias y consejos que te compartimos, podrás optimizar los recursos de tu compañía y obtener los mejores descuentos en tus viajes corporativos. Con una planificación cuidadosa y una negociación inteligente, podrás ahorrar dinero y garantizar experiencias de viaje de alta calidad para tus empleados.
