Cómo pagar a tiempo a tus proveedores y fortalecer tus relaciones comerciales
En el mundo empresarial, el pago puntual a los proveedores es fundamental para mantener relaciones sólidas y exitosas. Sin embargo, el proceso de pago puede ser complicado y conlleva desafíos que afectan tanto a las empresas como a los proveedores. En este artículo, exploraremos los problemas asociados al proceso tradicional de pago a proveedores y revelaremos cómo una solución integral de automatización de cuentas por pagar (AP, por sus siglas en inglés) puede mejorar significativamente la eficiencia para los negocios y los proveedores.
¿Qué es un pago a proveedores o proveedor?
Las empresas reciben bienes y servicios de múltiples proveedores, quienes luego envían una factura a la organización, la cual es responsabilidad del departamento de cuentas por pagar (AP). Los pagos de estas facturas pueden realizarse de diversas formas, como cheques, pagos con tarjeta de crédito, transferencias bancarias, pagos electrónicos y tarjetas virtuales. El tipo de pago utilizado por el departamento de cuentas por pagar depende de factores como la seguridad del método de pago, el costo, la conveniencia y las preferencias del proveedor.
Aunque existen ventajas en los pagos electrónicos, los cheques siguen siendo el método predominante en los pagos B2B, a pesar de sus inconvenientes.
Desafíos del proceso actual de pago a proveedores
Los procesos de pago a proveedores utilizados por muchos departamentos de cuentas por pagar presentan una serie de desafíos de gestión, que incluyen:
1. Intercambio de información complejo entre compradores y proveedores.
La información de los proveedores puede intercambiarse por correo electrónico, llamadas telefónicas o a través de sistemas de pago. Sin embargo, si cada proveedor utiliza múltiples métodos, los compradores y proveedores pueden tener que recurrir a métodos manuales propensos a errores para rastrear las comunicaciones, lo que puede generar riesgos y problemas de fraude.
2. Falta de visibilidad para los proveedores.
Los proveedores pueden no tener forma de saber cuándo se realizará el pago o en qué etapa se encuentra una factura en los procesos del departamento de AP. Esto dificulta predecir los saldos de cuenta y a menudo requiere trabajo adicional en forma de llamadas telefónicas y correos electrónicos para investigar, responder y obtener información importante. Este proceso consume tiempo y genera una carga adicional tanto para el equipo de AP como para el equipo de cuentas por cobrar (AR) del proveedor.
3. Dificultad para optimizar la combinación de métodos de pago.
Cada proveedor puede tener diferentes preferencias de pago, y estas preferencias pueden cambiar con el tiempo. Esto puede implicar el seguimiento y la ejecución manual de diferentes tipos de pagos, lo que aumenta el esfuerzo necesario para pagar a los proveedores.
4. Falta de visibilidad y análisis de datos.
Los departamentos de AP necesitan formas de medir su eficacia actual y determinar si los cambios están mejorando esas medidas. Es importante contar con métricas como el período promedio de cobranza, para que los proveedores puedan realizar un seguimiento preciso de los pagos de facturas y predecir los ingresos en efectivo, y ayudar a los compradores a evitar exceder sus límites de crédito.
Cómo mejorar los pagos a proveedores con una solución de automatización de pagos:
1. Simplifica el proceso de incorporación de proveedores.
Una solución de automatización de pagos adecuada facilitará el proceso de incorporación de proveedores tanto para el departamento de AP como para el proveedor.
Un sólido proceso de incorporación de proveedores comienza con una adopción enfocada en la nueva solución y luego pasa a ser un proceso continuo. Esto permite mantener abierta la puerta para los proveedores actuales que pueden cambiar sus preferencias de pago en el futuro, al tiempo que agiliza el proceso de incorporación para los nuevos proveedores.
La incorporación debe ser rápida y automatizada para que las empresas puedan obtener beneficios. Además, las empresas pueden lograr su objetivo de maximizar el ahorro, la seguridad y los descuentos al mismo tiempo que satisfacen las preferencias de pago de los proveedores, lo que beneficia a ambas partes.
Tribal facilita el proceso de incorporación de proveedores, tanto para el departamento de AP como para los propios proveedores. Su plataforma agiliza la incorporación de nuevos proveedores y satisface las preferencias de pago tanto de proveedores actuales como futuros. Esto permite maximizar el ahorro y la seguridad, lo que beneficia a ambas partes.
2. Establece relaciones sólidas con los proveedores.
Las relaciones con los proveedores son cada vez más importantes para muchas empresas. Cualquier cambio que realice el departamento de AP en su proceso de pago a proveedores puede afectar esa relación, ya sea de manera negativa o positiva. Por eso es vital elegir el proveedor adecuado de automatización de AP.
Al educar a los proveedores sobre los beneficios de las tarjetas virtuales y los pagos electrónicos, sin presionarlos, se trabaja en conjunto para identificar y configurar el método de pago que mejor funcione para ellos. Además, Tribal brinda visibilidad en tiempo real del estado y los detalles de los pagos, mejorando el intercambio de información y simplificando el proceso de actualización de datos.
3. Aprovecha los descuentos por pago anticipado y reduce costos
La reducción de costos es una meta común en muchos departamentos de cuentas por pagar, y hay varias formas en que la automatización de AP puede ayudar. En primer lugar, las plataformas de automatización de AP reducen la carga de trabajo manual, lo que permite que los empleados dediquen su tiempo a otras tareas más importantes.
La automatización de AP también facilita que las organizaciones aprovechen los descuentos por pago anticipado que ofrecen muchos proveedores. Los proveedores desean recibir su pago, y muchos están acostumbrados a esperar mucho tiempo, por lo que ofrecen incentivos a aquellos que pagan temprano. El truco para los departamentos de AP es tener procesos eficientes para aprovechar esos descuentos, si así lo desean.
4. Reducción del riesgo de fraude
La automatización de AP mantiene seguros los datos y permite métodos de pago con un menor riesgo de fraude. El uso único de tarjetas virtuales, por ejemplo, dificulta mucho que los estafadores las exploten.
La automatización de pagos de Tribal garantiza la seguridad de los datos y utiliza métodos de pago con un menor riesgo de fraude. El uso de tarjetas virtuales únicas dificulta la explotación por parte de estafadores. Tribal utiliza cifrado de nivel bancario, autenticación de dos factores y controles de acceso detallados para garantizar un procesamiento de pagos seguro y la gestión segura de la información de proveedores.
5. Centralización del procesamiento de pagos, informes y análisis
Tanto los departamentos de cuentas por pagar como los proveedores desean cada vez más visibilidad en tiempo real y análisis que les permitan generar informes y tomar decisiones oportunas alineadas con las prioridades comerciales.
Tribal proporciona acceso a paneles de control en tiempo real que visualizan indicadores clave de rendimiento, como la antigüedad de las facturas y la composición de los pagos, entre otros. Esto permite a los departamentos de AP y a los proveedores tener una mayor visibilidad y realizar informes y análisis para tomar decisiones oportunas.
En resumen
Pagar a tiempo a tus proveedores es esencial para mantener relaciones comerciales sólidas y evitar problemas financieros. La automatización de AP y la optimización de los pagos a proveedores pueden ayudarte a agilizar los procesos, reducir los costos, minimizar el riesgo de fraude y fortalecer las relaciones con los proveedores. Tribal ofrece una solución integral para mejorar tus pagos a proveedores y obtener beneficios significativos para tu negocio. No te quedes atrás en la gestión de pagos, aprovecha las ventajas de la automatización y mejora tus relaciones comerciales. ¡Paga a tiempo y mantén a tus proveedores satisfechos!
