Conciliación de cuentas: 3 estrategias para acelerar tus cierres
Pregunta a cualquiera de tus colegas del área contable cuál es uno de los procesos que le quita el sueño, y es muy probable que más de uno mencione la conciliación de cuentas.
A pesar de que no es un procedimiento obligatorio (ninguna autoridad lo solicita como parte de las responsabilidades fiscales de una empresa), se trata de una actividad que fortalece el control interno sobre los gastos.
Lo cual, sin duda, no es poca cosa: un reporte de SAP Concur señala que 6 de cada 10 empleados ha archivado por lo menos un reporte de gastos incorrecto, y por lo menos el 33% ha entregado documentos contables con 5 o más errores.
Dado que ninguna empresa con planes de crecimiento a futuro o en busca de consolidar sus operaciones puede permitirse imprecisiones en sus finanzas, realizar un proceso de conciliación de cuentas de manera eficaz es fundamental.
Tomando esto en cuenta, queremos recomendarte algunas estrategias que te ayuden a realizar tus conciliaciones de cuentas con mayor velocidad y con una visión de largo plazo.
Así, optimizando los procesos claves de tu función financiera, podrás emprender con confianza tus planes de crecimiento.
Qué es la conciliación de cuentas y cómo se lleva a cabo
Es común que las empresas tengan en diferentes soportes los registros de los mismos gastos. O sea, en un libro contable se registran todos los ingresos, deducciones, pagos, inversiones, y en suma todos los movimientos financieros de una empresa.
Por otro lado, digamos que los gastos y las deducciones provienen de una sola cuenta bancaria, mientras que los ingresos y las inversiones salen de una distinta. Para verificar que todos estos conjuntos de datos sean exactos, se lleva a cabo una conciliación.
En resumen, consiste en comparar dos conjuntos de datos o registros para verificar la información financiera de una empresa: se trata de conocer con precisión a dónde fue el dinero y de qué lugar salió, así como saber cuánto y dónde ingresó.
De esta manera la conciliación es particularmente útil para explicar las diferencias o certificar las similitudes entre registros contables y/o balances de cuentas.
Ahora bien, por una conjugación entre las cuentas por cobrar y la periodicidad con que se lleva a cabo una conciliación (en las empresas varían los periodos anuales, trimestrales, o mensuales), pueden existir discrepancias. Sin embargo, los encargados de realizarla deben ser vigilantes de que estas inconsistencias tengan explicaciones razonables.
Y aunque no exista todavía un estándar para realizar una conciliación, todas requieren un procedimiento contable de doble entrada: una registro de cada transacción realizada en dos lugares que constante en el libro general.
Sin embargo, cuando se llega al momento de la ejecución, suelen aparecer algunos obstáculos que pueden impedir un flujo de trabajo eficiente y controlado. Entendamos los principales.
Contra la eficiencia: 3 obstáculos en la conciliación de cuentas
Las probabilidades de que exista un proceso de la función financiera que no tenga obstáculos inherentes son bajas.
Más aún: la combinación entre urgencia, velocidad y cambios constantes que las caracterizan, convierten a este tipo de actividades en primordiales para la salud de tu negocio.
En particular, los obstáculos que detectamos al momento de llevar a cabo una reconciliación de gastos son tres:
- La desconexión entre las fuentes de datos.
- Debilidad en la integración de datos.
- Soportes y formatos no estandarizados.
Veamos de qué se trata cada uno.
Fuentes de datos desconectadas
Se puede tratar de reembolsos para algún empleado, del monitoreo de un reporte de activos, o del último balance de ventas. La falta de organización y un formato inconsistente en tus datos es garantía de retrasos.
Piensa en el reto que implica para un equipo contable tener que homologar información de fuentes tan dispares como registros en papel, hojas de cálculo, y softwares especializados.
En las empresas debe privilegiarse una estructura común desde la cual se extraen los datos, la cual debe ser accesible y transparente a todos los involucrados en el desarrollo de actividades como la conciliación de cuentas.
Integración de datos débil
Como consecuencia directa de la desconexión entre la información, se encuentra una integración débil, que no es sino la imposibilidad de establecer correlación entre los conjuntos de datos que se están conciliando.
Si los diversos soportes de los datos financieros no se encuentran en el mismo formato, de manera que puedan procesarse en la misma plataforma, el equipo a cargo de la conciliación tendrá que identificar manualmente y entrada por entrada si tus números son precisos.
Aunque es posible realizar estos procedimientos con “papel y pluma”, lo cierto es que sería un error de planeación destinar tiempo a un proceso que, a diferencia de antes que tomaba horas, ahora puede realizarse en minutos.
Soportes y formatos no estandarizados
El que la información necesaria para realizar una conciliación se encuentre debidamente estandarizada no sólo tiene implicaciones en términos de conveniencia. Es decir, no se debe solamente al hecho de que las cosas sean más sencillas o más prácticas.
Pese a que en esta ocasión abordamos su importancia en el contexto de una conciliación de cuentas, una misma estructura de datos, homologada en el mismo soporte y con formatos compatibles, es benéfica para cualquier unidad de negocio de una empresa.
Mientras su operación se encuentre sujeta a los recursos reflejados en los conjuntos de datos a conciliar, mejor tenerlo en orden.
Estrategias para optimizar la conciliación de cuentas
Bajo la misma lógica en la que no hay proceso financiero que no presente sus propios obstáculos, lo mismo pasa con las estrategias que vamos a presentar: son muy pocos los que no se beneficiarían con ellas.
Con automatización, digitalización y descentralización, el procedimiento de conciliación de cuentas se puede realizar de manera mucho más eficiente.
Analicemos algunas de sus características en este contexto y vemos cuál es el lugar ideal para empezar.
Automatización
Si en el equipo contable encargado de la conciliación hay por lo menos una computadora en las cercanías, lo más seguro es haya dado ya sus primeros pasos hacia la automatización.
Exageramos un poco, pero en realidad la automatización cuenta desde una hoja de cálculo con una función básica programada, hasta el software más sofisticado, capaz de realizar análisis por su cuenta.
Es precisamente ahí donde en los procedimientos de contaduría de doble entrada la automatización puede aliviar los puntos de dolor de un equipo.
Por ejemplo, contrastar dos conjuntos de datos para encontrar similitudes es una tarea que llevaría mucho tiempo a una persona, y sobre todo la desgastaría para realizar un trabajo que demande sus habilidades analíticas.
La automatización es ideal para recorrer grandes cantidades de datos en un santiamén. Basta con que se escriban las líneas de código adecuadas para obtener una base de datos filtrada y lista para trabajar.
Con este insumo, cualquier analista puede realizar una interpretación más certera y expedita de las cuentas que está conciliando.
Digitalización
Por su cuenta tiene sus propios beneficios, pero en complemento con la automatización, esta estrategia puede traer grandes beneficios a la búsqueda por optimizar tus cierres contables.
Empecemos por señalar lo obvio: el papel no es práctico como soporte para acumulación de datos. A menos que sea indispensable, la entrada manual de datos desde papel hacia software no le conviene a nadie.
Las implicaciones van desde el espacio que ocupan estantes y gabinetes llenos de papeles, hasta el impacto ambiental que generan toneladas de papel corporativo. En ambos casos, hablamos de costos operativos que bien pueden reducirse.
La digitalización en este caso es una estrategia que ofrece herramientas para gestionar inputs como recibos o facturas de manera ordenada.
Al adoptar esta clase de sistemas, se reduce considerablemente la carga de trabajo de los analistas contables, pues cada persona que realice, por ejemplo, una compra o un gasto puede asumir la responsabilidad de ingresar sus propios datos en el sistema.
Esto ayuda a disminuir la cantidad de inputs que recibe un equipo durante un proceso de conciliación. Como consecuencia, tienes equipos mucho más autónomos, que sin embargo no pierden seguimiento de sus tareas.
Descentralización
Existe la creencia común de que las áreas contables y de finanzas están involucradas en cada aspecto que implica una transacción.
Pese a que, en esencia, esto es verdad, lo cierto es que desde hace tiempo las empresas que buscan empoderar a sus líderes y eficientar su función financiera han generado procesos simples y repetitivos que cualquier empleado puede seguir para realizar una compra.
A este conjunto de medidas se le conoce como descentralización: la capacidad que tienen los equipos de trabajo para ejecutar sus funciones sin la necesidad de pedir autorizaciones a cada paso.
¿Cómo puede esto abonar a una conciliación más eficaz? Simple: al otorgar autonomía a los liderazgos de cada área que necesita llevar a cabo compras, se libera a las unidades de análisis de que su trabajo se convierta en realizar aprobaciones de gastos todos los días.
Además, de alguna manera, todo el equipo se vuelve responsable de cuidar el presupuesto (lo cual es el objetivo primordial de una conciliación de cuentas).
Por último: hacia una política de gastos
Las tres estrategias que acabamos de caracterizar no son sino los pasos que, bien ejecutados, conducen hacia el diseño de una política de gastos empresariales.
Es decir, que a través de una serie de lineamientos sobre las transacciones de todo tipo, se deje de atribuir a la conciliación los problemas del cierre. Esto con el objetivo de que se aborde la tarea como resultado de una serie de eventos previos.
En última instancia, se trata de aplicar un enfoque holístico a los gastos que tiene cualquier empresa, así como a los procedimientos que la acompañan.
