Consejos para planificar tu viaje de negocios
.webp)
Si eres un viajero frecuente por negocios, sabes lo importante que es tener una planificación efectiva para garantizar el éxito de tus viajes. Ya sea que te encuentres preparando tu primera expedición o seas un experto en la materia, siempre es útil tener algunos consejos prácticos bajo la manga.
En este artículo te presentaremos los cinco mejores consejos para planificar tu viaje de negocios y aprovechar al máximo cada experiencia. Desde la organización de itinerarios hasta la gestión del tiempo, los diferentes gastos y la optimización de tu equipaje, estamos aquí para ayudarte a hacer de tus viajes de negocios una experiencia fluida y exitosa.
Así que, prepárate para obtener información valiosa que te ayudará a convertir tus viajes de negocios en una verdadera ventaja competitiva. ¡Sigue leyendo!
Prepárate para viajar
Ya sea que tu nombre figure en los documentos de viaje o seas un administrador de viajes, es importante planificar minuciosamente cada viaje de negocios.
Tu primer paso siempre debe ser familiarizarte con la política de viajes corporativos de tu empresa. Recuerda, estás organizando un viaje de negocios, no planificando unas vacaciones personales o un descanso corto, por lo que es esencial cumplir con la política de tu empresa.
A la hora de reservar tu viaje de negocios, recuerda que éste podría implicar viajar en avión, tren, alquiler de automóviles o incluso una travesía en barco. Piensa en el trayecto de puerta a puerta, equilibrando los tiempos de viaje con el costo y la comodidad.
Considera detalles como, cuánto tiempo llevará moverse entre el aeropuerto y la estación de tren o el hotel, el tiempo que se tarda en completar los documentos en la empresa de alquiler de vehículos y si el almacenamiento de equipaje podría ser útil.
Utiliza múltiples fuentes y diferentes sitios de comparación, investigando qué empresas ofrecen las mejores ofertas. Una vez más, ten en cuenta cualquier restricción presupuestaria en la política de viajes de tu empresa.
Selecciona tu alojamiento
Preparar un viaje de negocios, por supuesto, es solo la mitad del trabajo. También es esencial elegir el mejor alojamiento para tus necesidades. La elección debe basarse en la funcionalidad: si solo tienes un lugar de reunión al que llegar, asegúrate de reservar un hotel cercano, en lugar de dejarte llevar por una opción más lujosa que podría implicar un estresante viaje de 45 minutos.
Utiliza alguna aplicación de mapas en tu teléfono inteligente para medir las distancias desde la estación o el aeropuerto hasta tu hotel, considerando siempre que las carreteras y las redes de transporte estarán más congestionadas en ciertos momentos del día.
Revisa las políticas hoteleras de tu empresa para ver si hay hoteles preferidos; es posible que también puedas obtener una buena oferta. Al considerar el costo, asegúrate de comparar tarifas para tipos de alojamiento similares y elige algo que tenga un precio razonable; algunas empresas incluso estipulan un costo por día que limitaría la elección de hoteles.
El itinerario: lo más importante del viaje
Tu itinerario es el plan maestro para un viaje de negocios exitoso. Úsalo para mantener el control de cada detalle, desde los horarios de transporte y los nombres de las personas con las que te reunirás, hasta tus reservas de viaje y la dirección del hotel.
Asegúrate de incluir ventanas de tiempo adicional en tu itinerario para relajarte, reuniones que se hayan retrasado o prolongado, y el tráfico intenso.
Toma en cuenta también tiempo de descanso y para las comidas de tu equipo, de ser necesario.
Gestión de gastos
Una tarjeta de crédito corporativa es fundamental para tus viajes de negocios por varias razones. En primer lugar, te brinda una forma conveniente y segura de realizar pagos durante tus viajes, eliminando la necesidad de llevar grandes cantidades de efectivo. Esto es especialmente importante cuando viajas a diferentes países con diferentes monedas, ya que puedes utilizar tu tarjeta de crédito para realizar transacciones en diferentes divisas y evitar problemas de cambio de dinero.
Además, una tarjeta de crédito corporativa te proporciona un registro detallado de todos tus gastos de viaje, lo cual es esencial para mantener un control financiero adecuado y facilitar la presentación de informes de gastos. Esto te permite tener un seguimiento claro de tus gastos relacionados con los viajes de negocios y simplificar el proceso de reembolso.
Una gran alternativa es Tribal, ya que ofrecemos tarjetas de crédito corporativas con todos estos y más beneficios, además de que tenemos disponible Tribal Travel que te da recompensas por utilizar la tarjeta a la hora de agendar viajes de negocios. Podrás disfrutar de cashback y descuentos exclusivos cuando reserves hotel, automóvil o vuelos a cualquier destino.
Prepárate para tu evento
¡Has seguido todos los pasos correctos para planificar un viaje de negocios!, pero ¿qué hay de tus objetivos empresariales y la reunión en sí?
Tomar nota de lo que esperas lograr en el viaje puede ayudar a mejorar tu enfoque, incluso si simplemente deseas establecer contacto con nuevos clientes o obtener una visión general de posibles clientes.
Equípate con la mayor cantidad de información posible sobre las personas que conocerás, así como los lugares donde se encontrarán. ¿Cuál es el código de vestimenta? Si, por ejemplo, visitarás un sitio industrial, ¿necesitarás zapatos resistentes? Si vas a dar una presentación, ¿en qué formato será y tu anfitrión tendrá el equipo que necesitas? Simplemente enviar un correo electrónico de antemano para verificar si tienen pantallas y cables adecuados puede garantizar que eviten retrasos embarazosos o confusiones que dificultan el inicio de tu reunión. Esa primera impresión cuenta, así que date la mejor oportunidad de causar una muy buena.
Ahora sí, estás listo para planificar con éxito tu próximo viaje de negocios.
