Estados financieros, ¿cuáles son y cómo leerlos?
Conocer la utilidad de los estados financieros, sus tipos y cómo se complementan entre sí, es un paso crucial en contabilidad. Entenderlo puede ayudarte a preparar, comprender y analizar los estados financieros de cualquier negocio con confianza.
En este artículo, analizaremos los factores clave a considerar acerca de cada uno de los cuatro estados financieros principales. Así, podrás aprovechar al máximo la información que contienen.
Estos están diseñados para ser leídos en su conjunto. Solo de este modo es posible presentar una imagen completa de la situación financiera y los resultados de tu empresa.
Comenzaremos por enlistar estos cuatro estados financieros básicos. A continuación, visualizaremos esquemáticamente y en forma simplificada cómo están relacionados, pues satisfacen diferentes necesidades de información:
- Estado de resultados: se elabora para mostrar la rentabilidad de la operación de tu negocio, así como el informe de sus ingresos y gastos, durante un período determinado.
- Estado de variación en el capital contable: se emplea para indicar cuánto de los ingresos anteriores se distribuyeron a los otros propietarios de tu empresa (accionistas) en forma de dividendos, y cuánto de las utilidades se retuvieron para permitir el crecimiento futuro.
- Estado de situación financiera o balance general: es una imagen de un momento determinado de los recursos productivos y financieros que tu empresa posee (sus activos), así como de las fuentes de financiamiento (sus pasivos y aportaciones de capital) de dichos recursos.
- Estado de flujo de efectivo: se arma para mostrar la liquidez de tu negocio. Es decir, para presentar una lista de las fuentes de efectivo y de los desembolsos del mismo. Esto constituye una base para estimar las futuras necesidades de efectivo y sus probables fuentes.
Genera información confiable para tus estados financieros
Al realizar un seguimiento de cada evento (transacción) que tiene un impacto financiero en la empresa, tu departamento de finanzas puede resumir fácilmente la situación financiera de la empresa y emitir los estados financieros.
Los profesionales de contabilidad llevan el registro de dichas transacciones en:
- Un diario: es un archivo en el que todos los eventos financieros de una empresa se registran en orden cronológico.
- Un libro mayor: puede apreciarse como un catálogo de cuentas. Una cuenta es un registro resumido de los cambios diarios en un activo, pasivo o cuenta de capital en particular. El saldo de la cuenta es el total de todas las entradas a la cuenta hasta la fecha.
¿Por qué es importante saber esto? Porque cualquier negocio debe pensar seriamente en dónde recibirá el dinero y cómo gestionará sus gastos. Y es que el origen de la información y su correcto registro es esencial para poder crear información contable confiable.
El lugar (que seguramente será virtual) donde los clientes paguen por tu producto o servicio se llama punto de venta. Las cajas registradoras, las máquinas de tarjetas de crédito, las plataformas bancarias en línea o el método de pago en tu sitio web son todos puntos de venta.
Identificar el punto de venta correcto para tu empresa y mercado meta te ayudará a evitar cualquier fricción que complique el ciclo de conversión de efectivo y reduzca la percepción de valor de los clientes.
Además, por supuesto, necesitas un lugar para poner todos los ingresos provenientes de tu operación, como una cuenta bancaria comercial. Este movimiento, que separa tu cuenta personal de la de tu empresa, tiene que ver más que nada con la organización.
Ahora, es fundamental recordar que tu empresa es una entidad independiente. Al tener claras las empresariales podrás obtener una serie de beneficios, tales como:
- Poder calcular la utilidad operativa e identificar los gastos deducibles para tu declaración fiscal.
- Contar con estados financieros objetivos, verdaderos, confiables y representativos.
Si calcular las ganancias se convierte en un proceso de adivinar y cotejar cada compra que has realizado y cada pago que has recibido en un período concreto... de repente, esa simple ecuación de "ganancias = ingresos - gastos", puede llegar a ser mucho más complicada de resolver.
Para evitarlo, manejar una cuenta bancaria comercial y realizar tus pagos a través de Tribal es tu mejor alternativa.
Nuestra Tarjeta Tribal es una tarjeta corporativa hecha para empresas en crecimiento que te permite pagar y controlar los gastos de tu compañía sin complicaciones, incluidos los pagos internacionales. Esta tarjeta no aplica intereses y puede emitirse como tarjeta virtual o física.
Aunado a esto, contarás con herramientas de reporteo y análisis contable para presupuestar tu operación, así como armar tu estado de flujo de efectivo y tu estado de resultado con datos en tiempo real. Además, mediante visualización, podrás realizar un seguimiento de los gastos.
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Cómo leer los estados financieros
Después de cobrar el dinero de los clientes a través de los diferentes métodos de pago a tu disposición, y de almacenarlo de manera segura en una cuenta bancaria comercial, podrás rastrear cuánta liquidez tiene tu empresa.
Con eso en mente, serás capaz de presupuestar y administrar esa liquidez para reembolsar tu línea de crédito corporativa, pagar por servicios e inventario, o invertir en activos estratégicos de la manera más eficiente posible.
Y así, ya que te has asegurado de que la información con la que tu contador crea los estados financieros es objetiva, verdadera, confiable y representativa, veamos brevemente cómo leerlos:
Estado de resultados
Cualquiera que sea el formato, todo estado de resultados detalla la actividad de una empresa mediante cuatro conceptos:
- Ingresos: se obtienen por la prestación de servicios y la venta de bienes. Según la base contable de lo devengado, los ingresos se registran en el momento de prestar el servicio o entregar los bienes, incluso si no se recibe efectivo al momento de la compra.
- Gastos: este concepto se compone por el costo de los bienes vendidos y los gastos operativos.
El costo suele incurrirse al fabricar el producto o prestar el servicio que vende tu empresa, mientras que el gasto es aquel que se eroga a través de sus operaciones comerciales normales.
Incluye alquiler, cargos bancarios, marketing, nómina, seguros, investigación y desarrollo, papelería, entre otros gastos.
- Ganancias: resulta cuando tu empresa percibe un incremento en su patrimonio como resultado de una actividad periférica a tu operación cotidiana.
Al recibir una cantidad de dinero en exceso cuando un activo se vende, se le conoce como ganancia de capital.
Algunos ejemplos son: ganancias incurridas en divisas o inversiones, el valor residual de un activo depreciado, la plusvalía de un inmueble al venderlo y el financiamiento externo.
- Pérdidas: es toda reducción de valor de los activos de tu empresa que no está relacionada con tu operación.
O sea, cuando tu empresa llega a generar una pérdida si vende maquinaria por un precio inferior a su valor en libros, o si está obligada a pagar una indemnización a un colaborador como consecuencia de un resultado desfavorable en una demanda.
Otro ejemplo más común de pérdida es la reducción del valor de tu inventario, ya sea porque se hizo obsoleto o le afectó el tipo de cambio (suponiendo que lo compraste con divisa extranjera).
El estado de resultados comienza con saldo cero y va modificándose gradualmente con las transacciones de tu empresa resultantes de tu operación comercial en un período determinado. Y su objetivo, que es mostrar la rentabilidad de tu empresa, se obtiene con la siguiente fórmula:
Para aterrizar estos conceptos, a continuación mostraremos una plantilla de un estado de resultados simplificado. Te puedes percatar de lo directo que es este estado financiero:
Estado de situación financiera o balance general
El balance general presenta el panorama financiero de la empresa en un día en particular, en la fecha en que fue escrito. Con esa idea en mente, debes considerar que, si hoy fueras a armar un balance general de tu empresa, este presentaría:
- Lo que tiene la empresa hoy: activos.
- Cuánto debe la empresa hoy: pasivos.
- Lo que vale la empresa hoy: capital contable o equity.
La forma más sencilla de explicar la relación entre estos conceptos es echar un vistazo primero a los activos.
Si llegásemos a observar los activos de tu empresa, podríamos encontrar edificios, máquinas, algunos artículos producidos pero aún no vendidos (inventario) y ciertos "derechos" que posee que tienen un valor monetario (cuentas por cobrar a clientes, por ejemplo).
Los activos se pueden financiar de dos formas: con el dinero de la empresa, que se denomina equity, o con el dinero de otra persona, proveedor o institución financiera: pasivos. Eso es lo más importante que hay que entender cuando se estudia por primera vez el balance.
Esta relación se representa mediante la ecuación fundamental de la contabilidad:
Por definición, esta ecuación siempre debe estar "en balance" con los activos equivalentes a la suma de los pasivos y al valor.
Entonces, si agregas un activo al lado izquierdo de la ecuación, también debes aumentar el lado derecho, agregando un pasivo o aumentando el equity. Siempre se requieren dos entradas en los libros contables para mantener la ecuación en equilibrio.
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Ahora, el orden de liquidez es la presentación de los activos en el balance, en el orden de la cantidad de tiempo que normalmente tomaría convertirlos en efectivo. Por lo tanto, existen dos categorías: activo circulante y activo no circulante (o fijo).
En la sección de activo circulante, se ubica, en primer lugar, el efectivo. Le siguen los valores negociables. Luego, las cuentas por cobrar. Después, el inventario y, posteriormente, los activos fijos. La plusvalía se enumera en último lugar.
En el activo no circulante (o fijo), se incluyen los activos y propiedades de una empresa que no se convierten fácilmente en efectivo.
Las diferentes categorías de los activos no circulantes incluyen: activos fijos (terrenos, edificios, depreciaciones, equipo de transporte, mobiliario y equipo); activos intangibles (marcas registradas, franquicias, derechos de autor y otras); inversiones a largo plazo y cargos diferidos.
Los pasivos, por otro lado, son obligaciones legales o deudas contraídas con otra persona o empresa. Se enlistan según el orden de su exigibilidad de pago y se clasifican en dos: pasivo circulante y pasivo a largo plazo.
En el bloque del pasivo circulante se incluyen todas aquellas deudas que tenga tu negocio cuyo vencimiento sea en un plazo inferior a un año (proveedores, intereses por pagar, impuestos por pagar, entre otras).
La sección de pasivo a largo plazo incluye deudas u obligaciones que vencen en más de un año. Estas son una parte importante del financiamiento de tu empresa e incluyen los préstamos bancarios y las obligaciones financieras por pagar.
Por último, en la sección del capital contable, se presentan las cuentas del capital social común y preferente, así como las utilidades retenidas.
Estado de variación en el capital contable
El capital contable o equity se compone de dos partes: utilidades retenidas y acciones. Por lo tanto, el equity de la mayoría de las empresas se ve afectado por factores distintos a los cambios en las utilidades retenidas.
En consecuencia, se utiliza lo que se llama estado de variación en el equity, en lugar de un estado de ganancias retenidas.
Este estado presenta las causas de los cambios en el equity durante un período concreto. Incluye nuevas aportaciones de capital por parte de accionistas, la utilidad neta (proveniente del estado de resultados) y la distribución de utilidades a los accionistas elegibles (dividendos):
La sección del capital contable en el balance general se alimenta del estado de variación en el capital contable.
Estado de flujo de efectivo
El propósito principal de un estado de flujo de efectivo es proporcionar información financiera sobre los cobros y pagos en efectivo de tu empresa durante un período específico.
Esto les dará información a los accionistas, acreedores y otros usuarios (el SAT, por ejemplo) para su análisis de la liquidez de tu empresa y, con ello, determinar su capacidad para seguir realizando sus operaciones comerciales diarias.
Al preparar el estado de flujos de efectivo, la plantilla se divide en tres secciones, que trazan el flujo de efectivo en actividades de inversión, financiación y operación. Exploremos estos conceptos:
- Flujo de efectivo de las actividades operativas: se refiere al dinero de la empresa en las operaciones diarias.
Algunas de las actividades bajo los flujos de efectivo operativos incluyen el dinero obtenido por la venta de bienes y servicios, y el dinero erogado en pagar alquileres, salarios, etc.
Antes de continuar, es necesario resaltar que, aunque el gasto por depreciación reduce las utilidades sin afectar el flujo de efectivo en el estado de resultado (pues no es un gasto en efectivo), se debe volver a agregar en el estado de flujo de efectivo.
De manera similar, se deben conciliar diversas partidas virtuales que no representan un desembolso de dinero, pero sí reflejan el desgaste o consumo natural de los activos de tu empresa en el estado de resultado.
El flujo de efectivo únicamente considera el dinero contante y sonante.
- Flujo de efectivo de las actividades de inversión: es aquel dinero ganado o perdido en valores de mercado o activos a largo plazo. Por ejemplo, el dinero ganado por la compra y venta de activos fijos y valores negociables.
En términos simples, el dinero perdido o ganado de otras actividades de inversión (además de las operaciones comerciales diarias) se incluye en esta categoría.
- Flujo de efectivo de las actividades de financiamiento: esta sección del estado de flujo de efectivo incluye el dinero ganado o gastado en actividades de financiamiento.
Consiste en la cantidad de dinero ganado o perdido debido a transacciones en efectivo, o equivalentes a efectivo, entre la empresa y sus propietarios, accionistas o prestamistas.
En otras palabras, si los propietarios de la empresa obtienen dividendos de la empresa, se incluirán en las actividades de financiamiento.
Del mismo modo, el capital adicional que inyectan los accionistas, así como el préstamo y/o línea de crédito revolvente que se le solicitó a una institución financiera, también se incluyen en las actividades de inversión.
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Al hacerse esta clasificación con sus respectivas atribuciones, se pueden responder estas preguntas simples pero esenciales:
- ¿De dónde vino el efectivo durante el período?
- ¿Cómo se utilizó el efectivo durante el período?
- ¿Cuál fue el cambio en el saldo de caja durante el período?
