Estos son los errores más comunes al presentar gastos de viajes de negocios (evítalos)
Cuando se trata de presentar los gastos de tus viajes de negocios en nombre de tu empresa, es importante evitar cometer errores que puedan complicar el proceso. Aunque puede resultar tedioso, el informe de viáticos es una parte esencial de los viajes de negocios. Según datos de la Global Business Travel Association, el 19% de todos los informes de gastos contienen errores. Y el mismo informe afirma que se tarda otros 18 minutos (en promedio) en corregir cada uno.
Para asegurarte de que todo se realice sin contratiempos, es fundamental conocer y evitar los errores más comunes. En este blog, exploraremos los errores que debes evitar al presentar tus gastos de viajes de negocios. ¡Sigue leyendo para estar preparado y optimizar este proceso!
Los gastos de viaje y su proceso de reembolso
Los gastos de viaje o viáticos son los costos en los que incurre un empleado de una empresa durante un viaje de trabajo, tanto dentro del país como al extranjero. Estos gastos son considerados como gastos profesionales y se pueden reclamar para su reembolso. Sin embargo, no todos los gastos realizados durante un viaje son elegibles para el reembolso, lo cual puede complicar el proceso de presentación de solicitudes.
En muchas organizaciones, los departamentos de Recursos Humanos y Finanzas son responsables de revisar y evaluar las solicitudes de reembolso de los empleados. Estos departamentos deben asegurarse de que las solicitudes presentadas por los empleados sean respaldadas por los recibos correspondientes. Esto implica examinar cuidadosamente entre docenas y, en algunos casos, cientos de solicitudes de reembolso para garantizar su validez.
Algunos ejemplos de gastos que generalmente son reclamables incluyen el alojamiento durante el viaje, los gastos de comida y bebida necesarios durante la estadía y el transporte utilizado durante los desplazamientos. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la elegibilidad de los gastos puede variar según la organización. Algunas empresas pueden permitir gastos adicionales, como bebidas alcohólicas o entretenimiento, mientras que otras pueden considerarlos no reclamables.
Es común que los empleados carguen estos gastos a sus tarjetas de crédito personales o los paguen en efectivo con su propio dinero durante el viaje. Una vez que regresan, se inicia el proceso de presentación de un informe de gastos de viaje. Este informe se completa con los detalles de los gastos realizados, los recibos correspondientes y se presenta inicialmente al departamento de Recursos Humanos para su validación. Posteriormente, el informe se envía al departamento de Finanzas para su procesamiento y, finalmente, se realiza el reembolso a los empleados.
A continuación te presentamos los errores más comunes al presentar los gastos de viajes corporativos y cómo puedes evitarlos.
1. Desconocimiento de la política de viajes de la empresa
¡No vueles en círculos al presentar tus gastos de viajes de negocios! Si no conoces la política de viajes de tu empresa, puedes cometer errores al presentar los gastos, incluso sin intención. Estos errores podrían interpretarse erróneamente como intentos de fraude. Para proteger tu reputación y asegurar el cumplimiento de los procedimientos, obtén una copia de la política de viajes y revísala detenidamente. Conocerás los gastos reembolsables y el proceso para presentar informes y obtener reembolsos.
2. Reclamar gastos relacionados con los viajes que no son elegibles para reembolso
¡No te equivoques al reclamar tus gastos de viajes! El sistema de gastos relacionados con los viajes puede resultar confuso, y es fácil reclamar gastos que no son elegibles. Por ejemplo, los gastos de comida pueden generar errores. Dependiendo de si la comida fue compartida con colegas de la misma organización o si involucró a terceros, los gastos pueden ser reembolsables o no. Algunas organizaciones reembolsan los pagos por propinas, estacionamiento, peajes y servicios de lavandería, pero no permiten el seguro de equipaje, los auriculares de vuelo ni las multas de estacionamiento o infracciones de tráfico.
3. Omisión de registrar los gastos en efectivo
¡No dejes que los gastos en efectivo se te escapen! Es fácil incluir los gastos respaldados por un recibo, pero los gastos en efectivo, como las propinas, carecen de documentos fuente. Esto aumenta las posibilidades de olvidar registrar esos gastos, especialmente con el tiempo. También es molesto recordar que diste una propina, pero no el monto exacto. Para evitar estos problemas, asegúrate de registrar los gastos en efectivo de inmediato en un block de notas de tu smartphone o incluso en un trozo de papel.
4. No registrar el propósito comercial de comidas y bebidas elegibles
¡No olvides explicar el propósito comercial de tus comidas y bebidas! Las aplicaciones de informes de gastos suelen requerir descripciones detalladas para asegurarse de que los gastos sean legítimos y tengan fines comerciales. Los gastos deben estar relacionados con servicios como empleado, estar respaldados por recibos y facturas, y los empleados deben devolver cualquier cantidad en exceso de los gastos justificados dentro de un plazo razonable. Si no incluyes estos detalles en tu informe, tus reclamaciones podrían ser invalidadas.
5. Pérdida o extravío de recibos
¡No dejes que los recibos se te escapen de las manos! Los recibos y otros documentos fuente son esenciales en el sistema de reembolso. Sin ellos, el proceso de reembolso puede convertirse en un desorden, donde se pagan más fondos de los gastos comerciales reales. Ten en cuenta que los recibos deben ser originales, ya que permitir copias podría generar múltiples reclamaciones por el mismo gasto. Mantén tus recibos organizados y seguros para evitar contratiempos en el proceso de presentación de gastos.
Con la función de reconciliación de recibos de nuestra plataforma de gestión de gastos de Tribal, puedes centralizar todas tus transacciones con solo tomar una foto desde tu smartphone. No tendrás ya que buscar entre montones de recibos o luchar por relacionarlos con las transacciones correctas. Nuestra tecnología avanzada hace el trabajo por ti, organizando y categorizando tus recibos en un solo lugar.
6. Utiliza una plataforma de gestión de gastos para simplificar el proceso
Simplifica la gestión de gastos de tu empresa con una plataforma de control de gastos como la de Tribal. Con esta herramienta, puedes controlar y visualizar los gastos en tiempo real, incluso desde cualquier dispositivo. Gracias al visualizador de gastos en tiempo real, tanto tú como tus administradores podrán monitorear las transacciones al instante, lo que facilita el seguimiento de las operaciones de tu equipo.
Además, la categorización dinámica de gastos te permite analizar la distribución de los mismos y evaluar el rendimiento de cada categoría. Con la emisión de reportes instantáneos, podrás exportar un resumen de tus gastos y utilizarlo como referencia para tomar decisiones informadas.
La plataforma de Tribal está disponible en la web, iOS y Android, lo que te brinda la flexibilidad para manejar tu negocio desde tu dispositivo favorito. Además, todas tus operaciones están seguras, y podrás realizar los pagos que necesitas y recibir notificaciones al instante sobre los movimientos en tu cuenta.
En resumen
Presentar los gastos de viajes de negocios puede ser un desafío, pero evitando algunos errores comunes, es posible simplificar y agilizar este proceso. Al familiarizarte con la política de viajes de tu empresa y asegurarte de reclamar solo los gastos elegibles, evitarás malentendidos y posibles acusaciones de fraude.
No olvides registrar todos tus gastos, tanto los respaldados por recibos como los realizados en efectivo, y toma nota de los detalles relevantes para respaldar tus reclamaciones. Registrar el propósito comercial de tus comidas y bebidas, cumpliendo con los requisitos legales aplicables, es fundamental para evitar la invalidación de tu comprobación de gastos.
Además, no subestimes la importancia de mantener tus recibos organizados y seguros, ya que son la base de un sistema de reembolso efectivo.
Ahora que conoces estos errores comunes y las soluciones disponibles, es el momento de poner manos a la obra. Presta atención a tus gastos de viajes de negocios, sigue las mejores prácticas y utiliza las herramientas adecuadas. De esta manera, mejorarás tu eficiencia, evitarás problemas futuros y podrás enfocarte en lo más importante: el éxito de tu negocio.
