Estrategias para gestionar los gastos de viajes de tu empresa: guía práctica
Los viajes de negocios pueden ser una tarea abrumadora, y la gestión de los gastos que conllevan puede parecer un dolor de cabeza interminable. Pero, ¿y si te dijéramos que no tiene por qué ser así? Así como los viajes de negocios pueden ser muy productivos y agradables para los empleados, y una forma de ampliar la red de contactos de la empresa, el tema de la gestión de esos gastos no necesariamente debe ser una pesadilla.
Los gastos de viaje suelen ser el segundo gasto empresarial más elevado en la mayoría de las empresas, y dado que se prevé que la cantidad destinada a viajes corporativos haya alcanzado los 1,7 billones de dólares en todo el mundo en 2022, es hora de empezar a controlar estos costos.
En esta entrada del blog, te presentamos una guía para gestionar los gastos relacionados con los viajes de negocios de tu empresa, desde la reserva de vuelos hasta la organización del alojamiento, y desglosaremos conceptos complejos en marcos y modelos fáciles de entender.
¿Qué son los gastos de viajes de negocios?
Un gasto de viaje corporativo es todo aquello que un empleado adquiere con fines profesionales mientras viaja fuera de la oficina. Los vuelos, los boletos de avión, las reservas de hotel, los taxis, el transporte público y, en algunos casos, las comidas son gastos reembolsables.
Aunque normalmente son los empleados quienes inician los gastos de viaje de negocios, también pueden iniciarlos los proveedores que viajan para su empresa, como especialistas en reparaciones, socios de agencias y muchos otros.
Los empleados que adquieren viajes de negocios pueden ser remunerados presentando una solicitud de reembolso de gastos. Sin embargo, este método de reembolso ha quedado prácticamente obsoleto. En su lugar, las empresas pueden optar por consolidar las compras con los proveedores de viajes de negocios y pagarles directamente.
¿Qué es la gestión de gastos de viajes de negocios?
La gestión de los viajes corporativos es la estructura que tiene una empresa para supervisar y facilitar los viajes de negocios, desde los procesos de planificación y reserva hasta las aprobaciones y documentos necesarios.
Algunas empresas subcontratan este servicio a agencias de viajes, mientras que otras contratan a gestores de viajes especializados. Otras compañías también están experimentando con las ventajas de utilizar software para automatizar gran parte de la gestión de los viajes, mejorando el proceso para todos los miembros de la empresa.
Es importante decir que si bien las reuniones presenciales con clientes ubicados en otras latitudes, las ferias comerciales y los eventos de networking pueden ser muy productivos para tu empresa, también pueden provocar un aumento en los gastos de viajes corporativos. Por eso, las estrategias de ahorro son esenciales para cualquier empresa que desee controlarlos.
¿Por qué es tan difícil gestionar los viajes de empresa?
A diferencia de otros gastos, que suelen correr a cargo de jefes de equipo y directores de departamento, los gastos de viaje se producen en toda la organización. No sólo hay más gente gastando, sino que también hay más proveedores. Desde compañías aéreas a hoteles, taxis y restaurantes, un solo viaje puede involucrar docenas de facturas de gastos.
No por nada, los viajes corporativos pueden suponer un reto para muchas empresas, incluso para aquellas que creen tenerlos bajo control. Tareas sencillas pueden convertirse en una tarea lenta y abrumadora, causando frustración tanto a los empleados como a los administradores de viajes.
Uno de los mayores retos es gestionar un gran volumen de solicitudes de viajes. En las grandes empresas, esta función puede recaer en un gestor de viajes especializado. Sin embargo, en las empresas más pequeñas, esta responsabilidad suele recaer en alguien de los equipos de administración o finanzas, que ya tiene el plato lleno de tareas. Esto puede provocar retrasos, errores de comunicación y una carencia general de organización.
Pero no es el único problema.
Algunas de las mejores prácticas para controlar los gastos de viajes de empresa se concentran en saber dividir los que corresponden al transporte aéreo y terrestre, el alojamiento y los gastos de comidas, todo ello manteniendo la satisfacción de los empleados.
Gastos de viaje de negocios y deducciones fiscales
Cuando se trata de gastos de viajes de negocios, puede resultar complicado saber qué se puede reembolsar y qué no. Aunque las empresas pueden diferir en su enfoque de los gastos que pagarán, es esencial tener una idea clara de lo que se puede y lo que no se puede reclamar. No se trata sólo del costo, sino también del cumplimiento de la legislación fiscal.
Ciertos tipos de gastos suelen estar permitidos, como el transporte público, el alojamiento en hoteles si es necesario pernoctar, la comida y bebida, los peajes de autopistas, las cuotas de estacionamiento, las llamadas telefónicas de trabajo y los gastos de impresión. Sin embargo, es importante tener en cuenta que los empleados sólo deben reclamar los reembolsos de gastos en que hayan incurrido como parte del desempeño de sus tareas laborales.
No sólo es importante hacer un seguimiento preciso de los gastos, sino que también puede tener un impacto significativo en la factura fiscal de la empresa. En algunos casos, los gastos subvencionables pueden reducir los beneficios gravables, con la consiguiente reducción de la factura fiscal del año. Por lo tanto, los empleados deben declarar los gastos con exactitud, y las empresas deben reembolsar rápidamente las compras de los empleados que cumplan los requisitos y pagar las cosas por adelantado para evitar retrasos en los reembolsos.
La importancia de una política de gastos eficaz
Una de las formas clave en que las empresas pueden garantizar el cumplimiento de sus políticas de gastos es comunicando claramente dichas políticas a sus empleados. Las compañías deben asegurarse de que sus empleados entienden qué gastos pueden ser reembolsados y cuáles no.
Si la política de gastos no es clara, los empleados pueden gastar al margen de la política, lo que puede acarrear problemas a la empresa. Además, las políticas poco claras pueden provocar la frustración de los empleados cuando no están seguros de si un gasto será reembolsado.
Para asegurarse de que los empleados conocen las políticas de gastos de la empresa, las empresas pueden utilizar diversos métodos de comunicación. Por ejemplo, reuniones de equipo o de departamento sobre gastos, correos electrónicos a toda la empresa antes de las temporadas de muchos viajes, publicación de la política en un foro o intranet de la empresa, o su inclusión en la documentación de Recursos Humanos de toda la empresa.
Para mitigar el riesgo de actividad fraudulenta, las empresas pueden utilizar tecnología de gastos automatizada que escanee los recibos para convertirlos en informes de gastos. También pueden realizar auditorías periódicas de los recibos, extrayendo muestras representativas de cada departamento para garantizar el cumplimiento. Esto ayudará a detectar cualquier actividad fraudulenta y a garantizar que los empleados cumplen las políticas de la empresa.
Elige el método de gastos que prefieras
La implementación de un procedimiento eficaz de declaración de gastos es esencial para cualquier empresa que desee gestionarlos con eficacia. Esto puede ayudar a garantizar que los empleados presenten los gastos a tiempo y que tengas una visibilidad precisa de tus gastos.
Hay varias opciones disponibles para las reclamaciones de gastos, como formularios de gastos, hojas de cálculo y software específico de gestión de estos. Mientras que las empresas más pequeñas pueden arreglárselas con formularios y hojas de cálculo, las organizaciones más grandes se beneficiarán del uso de un software de gestión de gastos.
A la hora de elegir una herramienta para su gestión, hay que tener en cuenta factores como dónde se presentarán los recibos y las facturas y cómo se obtendrán las copias. Además, comprueba si la herramienta se integra con los sistemas importantes de tu empresa y de reservas de viajes para introducir automáticamente los gastos sin necesidad de introducirlos manualmente.
También es importante asegurarse de que el proceso ofrece una visibilidad instantánea de los gastos para poder ajustar el presupuesto con precisión. En este sentido, la plataforma de gestión de gastos de Tribal te permite monitorear las operaciones de tu equipo y analiza tus gastos empresariales desde donde estés desde cualquier dispositivo.
Además, establece plazos claros de presentación de gastos para los empleados y periodos de reembolso para que la empresa complete los pagos. Por ejemplo, puede exigir a los empleados que presenten los formularios de gastos en un plazo de 15 días y prometerles que completarán los reembolsos en un plazo de 30. Si proporcionas directrices y procesos claros, evitarás confusiones y te asegurarás de que todo el mundo está de acuerdo.
Una forma de agilizar el proceso es reservar todos los viajes a través de una plataforma central que se integre con su sistema de gestión de gastos. Por ejemplo, si utilizas tarjetas Tribal Travel para reservar el transporte terrestre, puede importar automáticamente los gastos a tu sistema de gestión de gastos, lo que facilita el seguimiento y la elaboración de informes. Y con la facturación consolidada, tus empleados no tendrán que pagar nada de su bolsillo.
En resumen, la gestión de los gastos de viajes de empresa requiere una planificación y ejecución cuidadosas. Elegir el método de gastos adecuado, implantar un procedimiento eficaz de reclamación de gastos y utilizar la tecnología para agilizar el proceso pueden ayudar a garantizar que su empresa se mantiene en el buen camino y evita gastos innecesarios.
