Gestión de proyectos: 5 herramientas que toda empresa debe tener para incrementar la productividad laboral

La gestión de proyectos y la productividad son términos que todas las pequeñas, medianas y grandes empresas buscan conciliar.

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Y es que de alguna manera todos los procesos empresariales son una búsqueda constante de eficiencia, que sólo se puede asegurar mediante una gestión de proyectos efectiva.

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Prueba de ello es que el Project Management Institute (PMI) estima que para 2030, se necesitarán alrededor de 25 millones de profesionales en la gestión de proyectos. Esto quiere decir que, para cerrar esta brecha, se necesitarán 2.3 millones de personas gestoras de cambio durante esta década.

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Ahora bien, ¿de qué hablamos cuando hablamos de gestión y productividad? En ocasiones –y esto quizá suele suceder más de los que nos gustaría–, algunos de estos términos se repiten con tanta frecuencia y en contextos tan variados que perdemos de vista su significado.

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Con esta problemática en mente, nos dimos a la tarea de responder a la pregunta qué es la gestión de proyectos y cómo aumenta la productividad. Consideramos que la forma más concreta de hacerlo es recomendándote las 5 herramientas que toda empresa debe tener para aumentar su productividad.

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Qué es la gestión de proyectos

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La gestión de proyectos es el uso de conocimientos, habilidades, herramientas, y técnicas específicas para generar proyectos que agreguen valor a las personas y comunidades.

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Una lista de ejemplos de proyectos que pueden beneficiarse de contar con un modelo de gestión (cualquiera que sea) puede ser bastante extensa. Desde el desarrollo de un ERP para mejorar los procesos de negocio, pasando por la construcción de infraestructura, hasta labores de rescate ante un fenómeno natural.

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Cuando nos referimos a que un proyecto agrega valor, quiere decir que consiste en una serie de esfuerzos temporales dirigidos a la creación de un producto, servicio o resultado que mejora la vida cotidiana, empresarial, e incluso cultural de la gente.

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En cuanto a sus características técnicas, todo proyecto tiene un punto de partida y uno de llegada, así como una serie de recursos finitos. Es decir, un equipo de personas que lo llevan a cabo, un presupuesto, un itinerario, y objetivos o expectativas a las que cada proyecto apunta a conseguir.

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Ahora bien, así descrita, la gestión de proyectos guarda muchas similitudes con la administración de las actividades diarias de una empresa. Sin embargo, los proyectos difieren de las operaciones de rutina porque deben alcanzar una conclusión una vez que se llega a los objetivos, característica que los vuelve singulares en cada caso.

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Actualmente, la naturaleza cambiante del trabajo, acelerada por los cambios tecnológicos, la pandemia, y la hiperconexión, hacen que la forma de organizar las empresas gire cada vez más en torno a proyectos.

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Veamos de qué manera se pueden compaginar la aceleración de estos cambios con la necesidad de las empresas de incrementar su productividad.

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Cómo aumentar la productividad laboral

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Comencemos por el principio: ¿qué es la productividad y cómo se mide?

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De acuerdo con la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), la productividad es comúnmente definida como el radio entre el volumen de output e inputs obtenidos después de un proceso. Esto quiere decir que mide cuán eficientemente se utilizan los inputs producidos –como el trabajo o el capital– y cómo se usan en una economía que produce un cierto nivel de outputs.

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La productividad también se puede entender como producto de la efectividad y la eficiencia. La primera se refiere al resultado final y los efectos de su aplicación hacia objetivos determinados. La segunda, por su parte, representa la medición en términos de tiempo y costo de la ejecución de una tarea.

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En suma, el producto de efectividad y eficiencia resulta en un índice de productividad, que suele ser la manera en que se mide. De ahí que organizaciones como la OCDE o las Naciones Unidas publican índices de productividad global para determinar qué tan competitivo es un país.

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En el contexto de la gestión de proyectos, podemos mencionar tres claves para incrementar la productividad laboral:

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• Establecer objetivos claros: para alcanzar un objetivo en particular, es necesario que esté debidamente definido y comunicado a lo largo y ancho del equipo, así como que esté alineado con las metas generales de la organización.

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• Comunicación efectiva de los objetivos: la comunicación durante la ejecución de un proyecto requiere la combinación justa de materiales escritos, visuales y didácticos que aseguren la claridad de las metas mediante la experiencia.

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• Participación del equipo: la toma de decisiones mediante procesos de consenso y de planeación colaborativa son útiles para incentivar a que el equipo alcance una conclusión satisfactoria del proyecto.

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Por último, y no menos importante, el uso adecuado de tecnología es un diferenciador sustantivo de la buena gestión de proyectos.

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5 herramientas de productividad que toda empresa debe tener

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La calidad de las herramientas que pongas a disposición de tu equipo será determinante para los resultados de tus proyectos. Con estas 5 herramientas es posible construir un flujo de gestión de proyectos que puede garantizar un incremento considerable en la productividad de cualquier empresa.

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Google Workspace

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Se trata de una solución innovadora y flexible que permite que las personas y las organizaciones alcancen más objetivos.

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Permite que tu equipo tenga acceso a todas las herramientas necesarias para trabajar y mantenerse conectado, como correo electrónico personalizado para tu empresa, Calendar, Meet, Chat, Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites y muchas más.

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Gracias al partnership entre Google y Tribal, los miembros de la tribu obtienen 20% de descuento en su primer año del plan Business Standard de Google Workspace.

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Slack

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Es una aplicación de mensajería para empresas que conecta a las personas con la información que necesitan. Slack transforma la manera en que se comunican las organizaciones reuniendo a las personas para que trabajen como un equipo unificado.  

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Slack tiene para los miembros de la Tribu 25% de descuento en sus planes Pro y Business+ durante los primeros 12 meses.

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Hubspot

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Es una plataforma que ofrece software y soporte en cualquier etapa de crecimiento de cualquier organización. Ya sea que tu empresa necesite apoyo con productos de marketing, ventas, o servicio web, Hubspot es la respuesta.

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A los miembros de la Tribu que estén buscando crecer su empresa, Hubspot les ofrece 30% de descuento en cualquier plan, mejora, o renovación.

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ClickUp

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Es un software para gestión de productividad completamente personalizable. Todos los equipos de trabajo pueden planear, organizar y colaborar en un mismo lugar.

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ClickUp quiere ayudar a los miembros de la Tribu a incrementar su productividad, y por eso tiene un descuento del 20% en cualquier plan.

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Notion

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Es una herramienta que permite trazar roadmaps de producto, escribir wikis para empresas, tomar y organizar notas de reuniones, y muchas otras funcionalidades totalmente customizables y listas para las necesidades de cualquier flujo de trabajo.

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Notion quiere que los miembros de la Tribu utilicen su plataforma y para ello tienen un descuento de $1,000 USD en su Team Plan.

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Beneficios para los miembros de la Tribu

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En el ADN de Tribal se encuentra el mindset emprendedor. Nuestro compromiso por agregar valor a las startups, así como a las pequeñas y medianas empresas, nos mantiene alerta de los retos que cada una de ellas enfrenta.

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Nosotros mismos fuimos una startup, así que conocemos de primera mano la importancia de contar con las mejores herramientas y tecnología disponible desde el arranque. Los miembros de la Tribu pueden disfrutar de estos y otros beneficios desde su aplicación:

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