Guía definitiva para la declaración anual de personas morales 2023

En México, marzo se caracteriza por dos cosas: el inicio de la primavera y los contadores que corren apresurados para presentar la declaración anual de impuestos. De hecho, se reporta que la demanda de profesionales de la contabilidad durante marzo y abril crece considerablemente.

Quizá, junto con el armado del presupuesto anual, este momento es el más importante del año para los profesionales de estas áreas. Tanto los despachos que ofrecen servicios a personas físicas como quienes, desde los departamentos de finanzas y contabilidad, realizan las de las personas morales.

Lo anterior no solamente por cumplir con la ley fiscal, sino por las considerables multas que aplica la autoridad a las personas físicas y morales que no realizan en tiempo y forma su declaración.

Por eso es que este 31 de marzo todas las personas morales están obligadas a presentar su declaración anual, a la cual se le han realizado una serie de ajustes que te conviene tener en cuenta:

• Estados financieros
• Comparativa de ejercicios fiscales
• Ingresos
• Conciliación contable-fiscal comparativa
• Deducciones

No obstante, en esta ocasión no estamos buscando profundizar en los pormenores del ejercicio. Nos interesa compartir contigo una guía práctica para mantenerte preparado antes, durante y después de cada ejercicio.

Por eso nos dimos a la tarea de platicar con las y los especialistas en contabilidad de la Tribu para que nos contaran de qué manera se preparan antes de comenzar el ejercicio, que nos compartieran algunos hacks, así como las métricas clave que utilizan para mejorar el proceso año con año.

Preparación: ¿qué hace un equipo financiero antes de la declaración anual?

Puntualmente, la declaración anual es un documento oficial en el que los contribuyentes presentan el Impuesto Sobre de la Renta (ISR) de los ingresos y egresos que generaron.

Para las personas morales, es el momento en que reporta al SAT sus ingresos y egresos, y puede deducir ciertos gastos. La dinámica de las deducciones cambia cada año, por lo que tenerlo en cuenta ayuda para ejecutar adecuadamente las deducciones.

Además de conocer estas disposiciones, existe una serie de aspectos que a los equipos financieros y contables les conviene preparar previo al comienzo del ejercicio. Veamos punto por punto cuáles son los elementos que necesitan alistar

Cerrar los libros financieros

En pocas palabras, cerrar los libros consiste en cancelar las cuentas del ejercicio en curso (que, usualmente, se trata del mes que corre). Esto incluye beneficios y pérdidas, como utilidades o cuentas por cobrar.

Sin embargo, invariablemente, el objetivo de esta actividad es identificar el estado del patrimonio de la persona moral. El resultado del balance anual se obtiene de los diferentes cierres que se realizan a lo largo del año fiscal.

Por ello, realizar el cierre del libro financiero del último ejercicio del año fiscal es parte fundamental de la preparación previa a la elaboración de la declaración anual.

Revisar que cada gasto tenga su respectivo CFDI

Antes de comenzar tu declaración anual, es fundamental que sepas exactamente cuáles son los gastos que vas a declarar. Un error aquí podría costarte una multa o la necesidad de realizar aclaraciones con el SAT.

Por eso es importante que te asegures que todos los movimientos registrados en tu libro tengan su respectivo comprobante o CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet).

Hace tiempo este tipo de procesos se llevaban a cabo de manera manual, pero por fortuna ya hay soluciones de software que pueden ayudarte a verificar una base de datos y folios de CFDI.

Amarrar ingresos y sueldos contra CFDI

Así como es de primera importancia que tengan registrados los gastos que realizó tu empresa, es igualmente crítico que compruebes ingresos y gastos de nómina.

Recuerda que para mantener un estado financiero sano durante el año tus libros deben presentar un balance adecuado entre ingresos y egresos, pues sólo con una preparación adecuada podrás obtener de la autoridad mayores deduccione

Analizar la situación financiera de la empresa

Más que una recomendación o un paso a seguir, analizar el panorama general de las finanzas de la persona moral que va a presentar su declaración es una labor constante de todos los involucrados en el ejercicio.

En el contexto de la preparación previa a una declaración, es importante que tengas presente el estado de situación financiera, pues así será mucho más intuitivo para ti y el equipo contable detectar inconsistencias durante el ejercicio.

De la misma forma, tener una radiografía de las finanzas de la empresa te puede ayudar a defenderte de cualquier controversia o tener la respuesta adecuada ante cualquier aclaración que te pida la autoridad.

Durante el ejercicio: ¿cuáles hacks aplican los expertos en finanzas?

Pese a que cada ejercicio tiene sus particularidades –debido sobre todo a los ajustes que hace la autoridad año con año–, hay diversos hacks que puedes aplicar y que tienen el potencial suficiente de influir en todo el flujo de tus procesos.

Estas son algunas de las claves que te pueden ayudar a incrementar la velocidad y la precisión en todos los procesos que implican a la declaración anual.

Preparar una guía de trabajo para el equipo

Asegurar un estándar a lo largo de toda la operación no es cosa fácil. Diferentes factores pueden significar un reto, como las curvas de aprendizaje de nuevas incorporaciones o incluso una reducción de personal en el departamento contable.

Una forma muy efectiva de incluir a cada miembro del equipo involucrado en la declaración anual en un flujo de trabajo armonizado es una guía de trabajo. En ella, se pueden explicar los pormenores de cada proceso.

La ventaja de contar con estas guías es que se trata de controles internos. Tus colaboradores pueden consultar la guía en caso de dudas y así tomar un rol mucho más proactivo, en lugar de esperar instrucciones sobre pasos básicos.

Automatizar lo más posible los cálculos

Realizar cálculos fiscales es toda una ciencia. No sólo eso: errores en los números podrían ser graves en el resultado del ejercicio.

Al igual que el cotejo de ingresos y egresos contra CFDI, estos cálculos solían realizarse de manera manual. Aunque hay quienes consideran que seguirlo haciendo de esta manera es más seguro, lo cierto es que el costo-eficiencia lo hace inviable.

Implementar un sistema de automatización para cálculos significa una herramienta que apoyará la labor de tus colaboradores. Tanto en realizar las actividades de manera más ágil, como en incrementar la precisión y la seguridad con que integran los cálculos al ejercicio.

Con automatización, liberas a tu equipo para realizar tareas enfocadas en el análisis y la estrategia.

Anticipar un pre-cierre en octubre para diseñar una estrategia fiscal

En todo lo que tiene que ver con la preparación y ejecución de una declaración anual, anticipar cualquier imprevisto lo es todo.

Preparar un cierre previo al ejercicio final, incluso desde el mes de octubre, permite dedicar el resto del año fiscal al diseño de una estrategia fiscal que convenga a los objetivos de negocio de la empresa.

De ahí que todos estos hacks que te recomendamos aplicar durante la elaboración de la declaración anual tienen el objetivo de recuperar tiempo al equipo contable.

Post-declaración: ¿cuáles son las métricas que se deben considerar para mejorar el proceso?

La mejor forma de que cualquier equipo de trabajo incremente la eficiencia de su operación es midiendo sus resultados, independientemente de la unidad de negocio donde se desempeñe.

Posterior a la elaboración de una declaración anual, puedes ayudar a que tu equipo se fije metas más ambiciosas en el siguiente ejercicio, o que identifique sus áreas de oportunidad, si tienes métricas de algunos aspectos clave. Por ejemplo:

• Fecha en la que se obtuvo la información y fecha del cierre del ejercicio: esto quiere decir cuántos días le tomó al equipo conseguir la información necesaria para realizar la declaración anual y cuántos más concluir el ejercicio. Considerar esta métrica te ayudará a optimizar los tiempos de preparación.

• Tiempo que tomó preparar los papeles de trabajo: es sabido que a mayor tiempo invertido en la planeación, menor pesada es la ejecución. Sin embargo, es importante que la planeación no absorba demasiada energía. Monitorear esta métrica te ayuda a saber cómo mejorar tu planeación.

• Errores detectados durante el ejercicio: como ya decíamos, a nadie le convienen las imprecisiones en la declaración anual de una persona moral. Ni al equipo ni a la organización. Por eso, intenta tener un conteo de los errores que se comentan e intenta establecer constantes que te ayuden a identificar dónde están los principales retos de tu equipo, y así plantear una estrategia para resolverlos.

Una manera práctica de organizar esta y otras tantas métricas en objetivos puntuales es utilizar marcos de trabajo como los OKR (Objectives and Key Results - Objetivos y Resultados Clave):

Objetivo: Optimizar el proceso de declaración anual

Resultados clave:

• Obtener la información necesaria para la declaración con 30 días de anticipación
• Terminar el ejercicio a más tardar el 15 de marzo
• Preparar los papeles de trabajo en 30 días
• Disminuir un 20% el número de aclaraciones

Herramientas esenciales para un equipo de finanzas durante la declaración anual

Ahora bien, para lograr alcanzar objetivos como estos, funciona tener a la mano herramientas que te ayuden a llevar en orden y controlar los gastos de una empresa.

Por ejemplo, Tribal puede ser aliado ideal de cualquier equipo contable porque tiene una función determinada para cada una de las etapas que componen a la elaboración de una declaración anual.

Para tener un estimado de los gastos realizados y de sus respectivos comprobantes, Tribal puede ayudarte a identificar aquellos que se efectuaron con otras tarjetas o a través de su sistema de pagos.

Con la misma efectividad, puedes conectar Tribal a cualquier ERP contable. De esta forma, automatizada parte de los procesos y obtener información constantemente actualizada que te ayuda a agilizar los procesos de cierre.

En suma, Tribal fortalece el control interno en relación a gastos de cualquier tipo que realicen los empleados.

Ya sea durante la planeación y preparación, al momento de la ejecución, o bien cuando quieras evaluar tu desempeño. En cada paso, Tribal tiene una oferta de valor que aportar a cualquier equipo contable y financiero.