Pon atención en estos 5 costos ocultos de los informes de gastos de viajes de negocios y redúcelos
La gestión de los informes de gastos de viajes de negocio (T&E) puede ser una tarea abrumadora para las empresas, especialmente si aún están utilizando hojas de cálculo para procesarlos. Esto se debe a que hay varios costos asociados con la gestión manual de informes de gastos T&E, que pueden impactar negativamente en las finanzas y el tiempo de la empresa.
Según datos de de la Fundación de la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA por sus siglas en inglés), las empresas procesan un promedio de 51,000 informes de gastos cada año, lo que significa que gastan, en promedio, aproximadamente medio millón de dólares y casi 3,000 horas corrigiendo errores en los informes de gastos anualmente. Estos costos ocultos pueden mermar los recursos de la empresa.
Y si bien estos costos varían según el tamaño y el gasto de la compañía, las cifras no dejan de ser alarmantes. De hecho, las empresas que tienen mayores gastos anuales o un mayor número de empleados en realidad gastan menos tiempo procesando un informe de gastos en comparación con las empresas más pequeñas con gastos anuales más bajos.
Afortunadamente, el uso de soluciones automatizadas se está volviendo cada vez más común. Según un informe de PayStream Advisors, el costo mencionado anteriormente disminuye a $6.85 por informe con sistemas completamente automatizados.
¿Cuáles son estos costos y cómo se pueden reducir utilizando soluciones web? A continuación compartimos los más relevantes.
Los 5 costos ocultos en la gestión manual de gastos de viajes de negocios
Si tu empresa aún maneja la gestión de gastos de viajes de negocios de forma manual, es probable que esté perdiendo dinero sin siquiera saberlo. A menudo, los costos ocultos asociados con la gestión manual de gastos pueden pasar desapercibidos, lo que puede tener un impacto significativo en la rentabilidad y eficiencia de tu negocio.
A continuación exploraremos cinco costos ocultos en la gestión manual de gastos de viajes de negocios que tu empresa debería considerar.
- Informes inexactos
La precisión en la presentación de informes es crucial para cualquier empresa, especialmente en cuanto a gastos de viajes de negocios se refiere. Si se presentan informes inexactos, la empresa puede perder dinero. La presentación manual de informes de gastos hace que la empresa esté expuesta a informes de gastos duplicados o fraudulentos que pueden pasar desapercibidos. La digitalización de la gestión de gastos es una solución que permite evitar este tipo de errores.
- Fraude en los informes
La presentación manual de informes de gastos aumenta la posibilidad de fraude. Esto se debe a que los informes no están siendo procesados automáticamente y no cuentan con la detección inmediata de un software inteligente. Las empresas con menos de 100 empleados son más propensas a perder dinero debido a informes fraudulentos. Para evitar esto, se recomienda digitalizar los informes de gastos.
- Visibilidad retrasada
La presentación manual de informes de gastos puede afectar la visibilidad de los gastos incurridos. El proceso de aprobación y verificación de informes puede llevar mucho tiempo, lo que retrasa el ciclo de reembolso. Esto puede afectar la productividad y la moral de los empleados.
- Incumplimiento de la política de T&E
Las empresas deben tener una política de T&E clara para evitar errores y malentendidos. Cuando se presentan informes de gastos manualmente, se corre el riesgo de no cumplir con la política de la empresa. La digitalización de la gestión de gastos puede ayudar a garantizar el cumplimiento de la política de T&E de la empresa.
- Costo por la insatisfacción de los colaboradores
El proceso de notificación manual de los gastos de T&E también puede tener un impacto negativo en la satisfacción de los empleados. Cuando los empleados tienen que dedicar mucho tiempo a tareas no productivas, como la declaración de gastos, pueden sentirse frustrados e insatisfechos. Además, los retrasos en los reembolsos pueden causar estrés financiero a los empleados que pueden haber utilizado sus fondos personales para cubrir gastos durante los viajes de negocios. Esta insatisfacción puede provocar un aumento de la rotación y dificultades para retener a los mejores talentos, lo que en última instancia puede afectar a los resultados de la empresa. Mediante la implantación de soluciones automatizadas, las empresas pueden agilizar el proceso de declaración de gastos, reducir los retrasos en los reembolsos y mejorar la satisfacción de los empleados.
Beneficios de la automatización de la gestión de gastos de viaje
Una vez que vimos los costos ocultos de la gestión manual de gastos de viaje, veamos lo que la automatización de tus procesos de gastos puede hacer por tu empresa. No solo puede optimizarlos y ahorrarte tiempo y dinero, sino que también puede tener otros beneficios significativos.
Acelera las revisiones y aprobaciones de gastos
Puedes configurar tu política de gastos en el software de gestión de gastos para que la plataforma revise automáticamente los gastos durante el proceso de aprobación. Los aprobadores pueden ver de un vistazo qué gastos están permitidos y aprobar el informe de gastos en segundos en lugar de minutos.
Captura y seguimiento de recibos y documentos
Las plataformas de gestión de gastos equipadas con capacidades de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) pueden escanear y digitalizar recibos, facturas, itinerarios y otros documentos. Muchas soluciones también incluyen aplicaciones móviles que permiten a los empleados escanear recibos sobre la marcha. La captura de recibos reduce la pérdida y destrucción de recibos y facilita el almacenamiento y seguimiento de documentos en tu proceso de gestión de gastos.
Análisis e información de gastos
Muchas soluciones de gestión de gastos incluyen capacidades de análisis profundo para que los directores financieros y los equipos de AP obtengan información sobre los gastos de tu empresa. Las herramientas equipadas con paneles pueden presentar esta información visualmente para que puedas revisar tus gastos de un vistazo. Una mayor comprensión de tus gastos te permite identificar áreas en las que puedes ahorrar costos y crear pronósticos que puedes utilizar para establecer presupuestos futuros de gastos.
Agiliza los reembolsos y pagos
Las herramientas automatizadas de gestión de gastos pueden integrarse con tus sistemas de contabilidad y nómina. Esto te permite agilizar los reembolsos a los empleados y facilita la conciliación de tus cuentas de gastos y el pago de emisores de tarjetas corporativas o de pago. Los sistemas automatizados de tarjetas de pago también pueden ayudarte a cerrar tus libros más rápido al proporcionarte todos los detalles de tus compras en un panel o informe.
Reduce fraudes y errores en los gastos
Las soluciones de gestión de gastos pueden rastrear y supervisar transacciones en tiempo real para ayudar a detectar y mitigar fraudes y errores. Algunas herramientas tienen capacidades de detección de fraudes que pueden identificar y señalar gastos o patrones de gastos asociados a menudo con transacciones fraudulentas. Las soluciones de tarjetas de pago van un paso más allá en la eliminación de fraudes y errores, ya que puedes establecer límites y criterios de gasto y supervisar las transacciones a medida que ocurren.
Las plataformas automatizadas de gestión de gastos de viaje abordan los desafíos de la gestión manual de gastos y hacen que tus procesos de gestión de pagos sean más eficientes, seguros y transparentes. Puedes ir un paso más allá y obtener aún más control sobre tus gastos de viaje considerar.
Facilita la gestión de gastos de forma remota
La plataforma de control de gastos de Tribal, por ejemplo,l permite a los administradores monitorear los gastos empresariales desde cualquier dispositivo y en tiempo real. Esto significa que los empleados pueden registrar sus gastos y enviar informes de gastos desde cualquier lugar, y los administradores pueden revisarlos y aprobarlos de manera rápida y eficiente.
Además, la categorización dinámica de gastos y la emisión de reportes instantáneos facilitan el seguimiento y análisis de los gastos, lo que ayuda a tomar decisiones informadas en tiempo real, incluso si no estás en la oficina. En resumen, la plataforma de Tribal es una solución ideal para la gestión de gastos de forma remota y eficiente.
Para concluir
La automatización de la gestión de gastos también puede aumentar la satisfacción de los empleados, ya que reduce la carga de trabajo administrativo y mejora el proceso de reembolso. Además, los empleados pueden utilizar la aplicación móvil para enviar solicitudes de reembolso en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que reduce la posibilidad de retrasos en el reembolso. Así, la automatización de la gestión de gastos puede mejorar significativamente la eficiencia de su negocio, reducir errores y fraudes, y, además, mejorar la satisfacción de los empleados.
