Mejores prácticas para optimizar el pago a proveedores internacionales
Pese a que el proceso de cuentas por pagar es un componente integral de cualquier operación empresarial, a menudo se pasa por alto como una mera formalidad. No obstante, éste abarca mucho más que ponerse al día con las facturas pendientes.
De hecho, la eficiencia y eficacia del proceso de pago a proveedores de tu empresa puede hacer que tus relaciones con ellos sean buenas o malas, sobre todo cuando se trata de proveedores extranjeros.
Para darnos una idea de la relevancia de este tipo de relaciones interempresariales, según datos de la Encuesta Nacional de Financiamiento de las Empresas (ENAFIN), en 2021, la fuente a la que más acudieron las empresas mexicanas para realizar alguna solicitud de crédito o financiamiento, después de la banca comercial, fueron proveedores, con 45.8%.
Ahora bien, cuando hablamos de las complejidades de los pagos a proveedores internacionales debemos decir que son multifactoriales y abarcan cuestiones como el cumplimiento de las obligaciones fiscales, el control del fraude, los tipos de cambio de divisas y los requisitos bancarios.
Sin un flujo de trabajo de cuentas por pagar que sea ágil y adaptable, tu compañía puede verse en dificultades para satisfacer las demandas específicas de cada proveedor. En esta entrada del blog, exploraremos las mejores prácticas para optimizar el control de cuentas por pagar y veremos la importancia de una gestión eficaz del pago a proveedores.
Del pedido al pago al proveedor: Los fundamentos de la gestión de cuentas por pagar
El ciclo de compra hasta el pago es un aspecto crucial de las operaciones comerciales, y la etapa final de este ciclo, el pago a proveedores, tiene un peso significativo en el mantenimiento de relaciones sólidas con estos últimos. En pocas palabras, un pago a proveedores es un pago que realiza una empresa a un proveedor externo por bienes o servicios que se han adquirido. El proceso de cuentas por pagar, del que forman parte los pagos a proveedores, tiene el potencial de ser racionalizado y asegurado mediante la utilización de varias plataformas en línea de pago a proveedores.
Si se considera que este proceso es fundamental para fomentar las asociaciones estratégicas, es posible diseñar un proceso de cuentas por pagar adaptable y escalable que se adapte a las empresas que experimentan un crecimiento global.
Cuando tu proceso de pago a proveedores incluye los cuatro elementos siguientes, puedes asegurarte de que tu flujo de trabajo de cuentas por pagar crece a la par que tus operaciones empresariales en expansión:
Simplifica el proceso de incorporación de proveedores
El proceso tradicional de incorporación de proveedores, que implica la intervención manual del personal de cuentas por pagar, suele ser lento e ineficaz. Por ejemplo, el formulario para los contribuyentes mexicanos puede ser diferente que el de los proveedores extranjeros, lo que lleva a un proceso de incorporación caso por caso que puede resultar abrumador cuando se trata de un gran volumen de proveedores.
Sin embargo, los rápidos avances en la tecnología de automatización presentan una oportunidad para agilizar el proceso de incorporarlos. Un portal de autoservicio, similar al proceso de restablecimiento de contraseñas en el sector informático, permite a los proveedores introducir directamente su información fiscal en el sistema de cuentas a pagar.
A continuación, la tecnología de automatización identifica y completa rápidamente el formulario fiscal correcto para cada proveedor, haciendo que el proceso sea más eficiente y reduciendo la carga del personal de cuentas a pagar.
Agiliza el flujo de trabajo de cuentas por pagar con la automatización
A medida que las empresas crecen, aumentan las demandas en su proceso de cuentas por pagar, por lo que es imperativo incorporar la automatización en el flujo de trabajo de este proceso.
Con la automatización, las tareas manuales, como la validación de los datos de los proveedores, pueden completarse en tiempo real, liberando al personal de cuentas por pagar para que pueda centrarse en cuestiones más críticas. El resultado es un proceso de pago a proveedores rápido, esencial para fomentar asociaciones estratégicas con vendedores y proveedores.
La incorporación de la automatización en el flujo de trabajo del proceso de cuentas por pagar transforma la toma de decisiones prácticas en tareas automatizadas, como el emparejamiento de facturas con pedidos de compra y el enrutamiento de correos electrónicos para la aprobación de facturas.
El objetivo final es un flujo de trabajo que pueda escalar con el crecimiento global de la compañía y gestionar las demandas de una operación empresarial en expansión.
Cuando tu proceso de pago a proveedores cuenta con un proceso de incorporación sin fisuras, una plataforma única con visibilidad de la gestión de facturas y pagos a proveedores, y tecnología de automatización, tu empresa puede expandirse con confianza más allá de las fronteras nacionales, sin preocuparse por los retos de pagar a los proveedores en una cadena de suministro internacional.
Maximiza la rentabilidad con el análisis de datos
La pandemia de COVID-19 fue una gran lección para las empresas en muchos sentidos, particularmente en lo que se refiere a la cadena de suministro. Por ello, es imperativo que las compañías adopten la tecnología para optimizar sus operaciones. Una forma de hacerlo es utilizar la analítica de datos para comprender mejor su cadena de suministro.
Utilizando la analítica de datos, tu departamentos de compras pueden comprenderla en toda su extensión. Esta información puede obtenerse mediante la integración de miles de puntos de datos de cuentas por pagar con cifras internas y externas de organizaciones especializadas en el análisis de riesgos financieros.
Este tipo de tecnología puede ayudar a las empresas a optimizar las soluciones de pago para los distintos proveedores, lo que se traduce en una mayor eficiencia de costes.
El análisis de datos también ofrece a las empresas la posibilidad de catalogar a los proveedores en función de factores clave como el número y el valor de las transacciones, el tamaño, la ubicación, el sector y el potencial de ahorro por pronto pago.
Esto es especialmente beneficioso para las empresas con un gran número de proveedores, ya que ahorra tiempo y dinero a los responsables clave de la toma de decisiones.
Echa mano de una buena solución financiera
¿Estás cansado de pagar a tus proveedores internacionales con comisiones ridículas o tipos de cambio descontados? ¿Experimentas un desfase de 30 a 45 días en su capital de trabajo?
Es un hecho que la fluctuación constante de los tipos de cambio puede ser un verdadero dolor de cabeza para el pago a proveedores. Ese "pequeño porcentaje" que modifica la cantidad que pagó inicialmente puede convertirse en una pesadilla presupuestaria a largo plazo.
Por ejemplo, digamos que tu operación está basada en la Ciudad de México y el valor de las cuentas de uno de tus clientes es de MXN100,000 anuales para campañas de Google y Facebook Ads, cuya moneda por defecto es USD.
Ahora, supongamos que durante el último año, el tipo de cambio USD a MXN fluctuó en un promedio del 10%. Esto significa al menos MXN10,000 mensuales fuera del presupuesto de tu anunciante, lo que se traduce en MXN120,000 anuales por encima del valor de su cuenta.
Revisar una discrepancia presupuestaria como ésta podría poner en riesgo el deseo de tu proveedor de seguir trabajando contigo.
Con Tribal, puedes emitir tantas tarjetas virtuales como desees, en USD o en tu moneda local. Pues no cobra suplementos por el tipo de cambio vigente. Y gracias al apoyo de Visa, todas nuestras tarjetas son aceptadas en su red.
Además, a través del sistema SPEI y SWIFT, nuestra solución Tribal Pay te permite hacer la dispersión de tu crédito para pagar a proveedores locales e internacionales respectivamente sin comisión por envío y con un tipo de cambio vigente.
Con estas facilidades, podrás ser mucho más eficiente en el uso de tu línea de crédito y ahorrar en gastos financieros innecesarios. Además, facilitamos que inicies o fortalezcas relaciones internacionales que favorezcan tu negocio.
Con estos consejos, no solo podrás sortear las dificultades financieras que supone el tema de pago a proveedores, sino que también fortalecerás tus lazos con ellos. Esto te permitirá además dar tu paso a la expansión de tu compañía de una manera fluida.
