Mejores prácticas para rastrear los gastos de viajes de negocios en tu empresa
Cuando se trata de viajes de negocios, es común que las empresas cubran los gastos en los que incurran sus empleados. Sin embargo, la gestión de estos gastos puede ser un verdadero dolor de cabeza, especialmente si se trata de un amplio volumen de empleados y, por ende, de viajes.
Por lo tanto, es fundamental tener un sistema eficiente para el seguimiento y gestión de gastos de viajes en tu empresa.
La mayoría de las empresas aún utilizan procesos manuales para rastrear y gestionar los gastos de viajes de negocios. Según un estudio de GBTA, el 52% de las empresas todavía utilizan hojas de cálculo para gestionarlos, lo que puede ser ineficiente y propenso a errores.
En este blog, exploraremos algunas de las mejores prácticas para lograrlo, que te permitirán maximizar la eficiencia de tus procesos. ¡Sigue leyendo para aprender más!
¿Qué son los gastos por viáticos?
Los gastos de viaje son esencialmente costos que pueden ser reclamados por un empleado de una empresa por gastos de negocios durante un viaje de trabajo dentro del mismo país, o en el extranjero.
Sin embargo, no todos los gastos son reclamables y es aquí donde puede ser complicado en términos de procesar solicitudes de reclamo.
Los departamentos de Recursos Humanos y Finanzas por lo general tienen que revisar docenas a cientos de solicitudes de reclamo para asegurarse de que éstas puedan ser validadas mediante recibos.
Algunos ejemplos de gastos reclamables incluyen:
- Gastos de alojamiento
- Comida y bebidas mientras se viaja
- Transporte en viajes
Ejemplos de gastos no reclamables pueden incluir (dependiendo de la organización):
- Bebidas alcohólicas
- Entretenimiento
- Excursiones turísticas o visitas turísticas
Por lo general, estos gastos son cargados a la tarjeta de crédito personal del empleado o comprados con su propio efectivo.
Una vez que regresan, el proceso estándar en la mayoría de las empresas consiste en llenar un informe de gastos de viaje, presentarlo a Recursos Humanos para su validación, quienes luego lo refieren a Finanzas para su procesamiento antes de que finalmente se realicen los reembolsos a los empleados.
Para evitar todo este engorroso proceso, una gran solución sería asignar a los empleados una tarjeta de crédito corporativa conectada con una plataforma de control de gastos donde se le pueda asignar un presupuesto fijo y tener detalle de los gastos de cada persona. ¡Así será más sencillo tener un control de gastos más eficiente y no será necesario hacer todos estos reembolsos!
Consejos para rastrear mejor los gastos de tus viajes de negocios.
- Implementa políticas de gastos claras: Es importante establecer políticas de gastos claras y comunicarlas de manera efectiva a los empleados antes de que realicen cualquier viaje de negocios. Deben cubrir qué gastos son permitidos y cuáles no, así como límites de gastos para cada categoría.
- Utiliza herramientas de seguimiento de gastos: Las empresas pueden utilizar una variedad de herramientas de seguimiento de gastos para rastrear de manera efectiva los gastos de viajes de negocios. Estas herramientas pueden incluir software de gestión de gastos, aplicaciones móviles y plataformas de seguimiento de gastos en línea, como la que Tribal ofrece a sus clientes.
- Usa una tarjeta de crédito corporativa con control de gastos que te de beneficios por viajar: Una tarjeta de crédito corporativa puede ayudar a controlar los gastos de viaje, ya que los empleados pueden usarla en lugar de su tarjeta personal. Además, algunas tarjetas corporativas ofrecen el beneficio de una plataforma de control de gastos, lo que permite a las empresas establecer límites de gastos y recibir alertas en tiempo real, como Tribal. También pueden ofrecer beneficios de reservas de viajes, como descuentos en hoteles y vuelos, lo que representa un ahorropara la empresa.
Una gran alternativa para este último punto es Tribal Travel, ya que al ser cliente, además de contar con los beneficios de nuestras tarjetas de crédito corporativas y Tribal Pay, podrás agendar vuelos y reservar hoteles o automóviles con precios especiales. ¡Sin duda una gran alternativa para mejorar el rastreo de los gastos por viajes de negocios!
En resumen
Rastrear los gastos de viajes de negocios puede ser un proceso complicado, pero hoy en día es fundamental para cualquier empresa que quiera controlar sus costos y maximizar sus ingresos. Al implementar políticas de gastos claras, utilizar herramientas de seguimiento de gastos y considerar el uso de una tarjeta de crédito corporativa con control de gastos y beneficios de viaje, las empresas pueden garantizar una gestión más efectiva este tipo de gastos.
Además, al adoptar estas mejores prácticas, las empresas pueden mejorar la experiencia de viaje de sus empleados y asegurarse de que estén cumpliendo con las políticas y regulaciones de la empresa. Así, el rastreo efectivo de los gastos de viaje es esencial para cualquier empresa que quiera operar de manera eficiente y rentable en un mundo empresarial en constante transformación.
