Las mejores estrategias para optimizar tu capital de trabajo
Todos hemos estado ahí.
Tenemos un excelente cliente, que compra volúmenes altos de nuestro producto o servicio, pero nos tiene sujetos a términos de pago un tanto estrictos. O por el contrario, quizá nuestros proveedores carecen de flexibilidad y piden pagos anticipados para enviar la materia prima.
Cualquiera que sea el caso, usualmente existen áreas de oportunidad para tu flujo de efectivo y capital de trabajo. Saber malabarear tus recursos a corto plazo y financiar tu operación entre proveedores, clientes e inventarios, es definitivamente arte y ciencia.
Continúa leyendo para conocer algunas oportunidades de optimización de capital de trabajo que todo director ejecutivo y financiero debe conocer (y quizá intentar alguna vez).
¿Qué es el capital de trabajo?
Las empresas de alto crecimiento pueden optimizar su capital de trabajo y alinear sus necesidades de flujo de caja con su ciclo de conversión de efectivo.
Pero antes, para poder entrar en materia adecuadamente, definiremos de manera breve un par de conceptos clave.
La liquidez se refiere a la facilidad con la que un activo (como bienes y cuentas por cobrar) puede convertirse en efectivo listo para gastar sin afectar su precio de mercado.
Esto es importante entenderlo porque el capital de trabajo de tu empresa mide la liquidez y eficiencia operativa de tu negocio, lo que permite evaluar su capacidad para cumplir con sus obligaciones a corto plazo.
Se calcula restándole al activo circulante (efectivo, cuentas por cobrar e inventario) el pasivo operativo a corto plazo (cuentas por pagar, gastos administrativos e impuestos). El remanente es tu capital de trabajo.
Este cálculo asume que se liquidan todos los activos circulantes de tu empresa para cubrir los pasivos que vencen en menos de 12 meses.
Si el resultado es positivo, tu empresa puede financiar sus operaciones orgánicamente, pues genera las utilidades suficientes para pagar sus cuentas a corto plazo.
Además, este resultado positivo muestra el nivel de liquidez excedente con el que cuentas, el cual podrías utilizar como una fuente de financiamiento interna para invertir en oportunidades de crecimiento futuras.
No obstante, si tu capital de trabajo es demasiado elevado no siempre es bueno. Podría indicar que la empresa tiene demasiado inventario o no está invirtiendo su exceso de efectivo.
De ser negativo, es probable que tengas dificultades para llegar a fin de mes y requieras préstamos o emitir acciones para financiar tu operación, y así tener la liquidez suficiente para aprovechar oportunidades de crecimiento.
Una vez explicados estos términos, proseguiremos a presentarte algunas alternativas para optimizar tu capital de trabajo.
Cómo optimizar el capital de trabajo y ciclo de conversión de efectivo
Como vimos, la diferencia entre activos circulantes y pasivos operativos a corto plazo se conoce como capital de trabajo. Pero hay que evitar considerar esta diferencia como capital disponible en cualquier momento.
Hay que tener cuidado con esto, pues los componentes del capital de trabajo cambian constantemente con el ciclo de operaciones, aunque la cantidad de capital de trabajo sea fija.
Supongamos que eres un retailer y preparas el balance general de tu empresa al comienzo de un período. Verás que tu efectivo (un activo circulante) se reemplaza por inventario (otro activo circulante) al momento de hacer tus pedidos a proveedores.
Conforme vendes los bienes a crédito, tu inventario se convierte en cuentas por cobrar (también un activo circulante) y, finalmente, cuando los clientes pagan sus facturas, la empresa obtiene ganancias y se registran en saldo de caja o bancos (nuevamente, otro activo circulante).
A este retraso en la liquidez entre la inversión inicial en inventarios, la fecha de venta y el momento de cobrar a tus clientes, se le conoce como ciclo de conversión de efectivo. Y, pese a que no afecta directamente a tu capital de trabajo, sí que impacta tu liquidez.
Por eso es importante no confundir la solvencia con la liquidez. Puede haber empresas que en términos de activos circulantes y patrimonio tengan un alto valor comercial (solvencia), pero esto no necesariamente significa que tengan liquidez o flujo de efectivo.
Ahora, existen diversas alternativas para poder administrar la liquidez y así evitar quedarte sin flujo de efectivo si tu ciclo de conversión de efectivo es lento. Veamos 4 alternativas:
1 ) Usa financiamiento estratégicamente
Es común que una alternativa de financiamiento provenga de los proveedores.
Las cuentas por pagar a proveedores representan préstamos que recibe tu empresa en especie para su actividad empresarial. Estos suelen incrementar cuando la liquidez disponible es poca... o si se plantea una estrategia de financiamiento.
Primero, se debe considerar que el financiamiento mediante proveedores se puede clasificar en dos: aquellos que conceden descuentos de pronto pago y los que no.
Para aquellos proveedores que no conceden descuentos de pronto pago y no cobran intereses, no es necesario realizar un estudio. No obstante, sí es posible evaluar el costo que tiene para una empresa el no aprovechar un descuento de pronto pago.
Para evaluar si existe una alternativa para jinetear las compras a crédito de proveedores, mediante una fuente de financiamiento más económica, vemos un ejemplo.
Supongamos que un Tortillero ha recibido quince kilos de maíz para su tortillería. Los puede pagar en treinta días con valor de MXN$100.
Si esta cuenta se liquida dentro de los diez días siguientes de la compra, se le aplicaría un descuento del 3.5%. De lo contrario, tendría que pagar el total en treinta días, es decir el período de financiamiento sería de veinte días.
Así que el Tortillero se da a la tarea de calcular el costo (para veinte días) anual efectivo de su proveedor de la siguiente manera:
Si él no aprovechara el descuento, le representaría a la tortillería un costo anual efectivo del 91.59% sobre la materia prima.
Es decir, cuando no se aprovechan los descuentos por pronto pago, los créditos otorgados por proveedores pueden llegar a ser los pasivos más caros que existen.
Ante situaciones así, valdría la pena explorar qué alternativa de financiamiento tendría una tasa de interés efectiva anual menor a la del proveedor.
Por ejemplo, una buena alternativa sería utilizar la tarjeta de crédito corporativa de Tribal para pagar.
Al utilizar Tribal, no aplican intereses. Tampoco se cobran comisiones ni hay restricciones respecto a los horarios (que sí tienen los sistemas de pago tradicionales) para realizar tus pagos, independientemente de la divisa.
Eso te serviría para asegurar pagar el maíz antes de que expire el descuento de pronto pago, y así jinetear el costo de capital. Financiar tu inventario de esta manera liberará flujo en tu capital de trabajo y será una ventaja competitiva.
2) Extender y diferir el pago a tus proveedores
Una forma de preservar el capital de trabajo es demorar más en pagar a tus proveedores.
Al negociar condiciones de pago más favorables, es posible conservar algo de dinero en el banco mientras vendes tus bienes o servicios.
Tal vez no logres que tus proveedores te extiendan el inventario a consignación, financiando así el 100% de tu compra.
Sin embargo, tener, digamos, la oportunidad de dar un anticipo y pagar el 50% del valor de la mercancía a 30 días, definitivamente te dará margen de maniobra y evitará que estés operando al día.
De conseguir un acuerdo de crédito comercial similar a este, serás capaz de crear una reserva de efectivo.
Esto se debe a que la utilidad que tendrías al vender un producto, tras haber pagado únicamente una fracción de su costo, mejora la utilización del efectivo. Pues tendrás disponible el dinero mientras llega el momento de liquidar tu crédito.
Además, tu empresa se podría beneficiar del crédito comercial por diversas razones, pues esta práctica no solo libera algo de capital de trabajo. Por ejemplo, el pago retrasado permite responsabilizar a los proveedores por productos o servicios de baja calidad.
Es decir, mitiga el riesgo de comprar productos que pueden no venderse.
Supongamos que eres un retailer y decides vender un nuevo gadget tecnológico.
Pudiste haber hecho un estudio de mercado, pero no sabes cuántos clientes te lo comprarán realmente. Al no tener la certeza, estarías asumiendo todo el riesgo sobre el inventario si le pagas de contado al proveedor, por lo que decides pedirle un lote pequeño al fabricante.
Eso, a su vez, podría perjudicarte a ti, al proveedor y al consumidor porque es posible que no haya suficientes gadgets para satisfacer la demanda, lo que generaría menos ventas y menos ingresos.
Así que los créditos comerciales impulsan las ventas de ambas partes al aumentar el tamaño del pastel para todos en la cadena de suministro: tú tienes la confianza de invertir más en inventario y eso genera más dinero para todas las empresas involucradas.
Con este argumento en mente, será más fácil negociar con tu proveedor. Lo que sigue es determinar el periodo de pago, y esto se logra al analizar tus cuentas por pagar de la siguiente manera:
Conociendo tu período de pago podrás demostrarle a tu proveedor, con información histórica, tu capacidad de reembolso.
Si aún así no es posible acordar una prórroga o un crédito comercial, puedes flexibilizar el trato con un descuento por pronto pago y jinetear su costo como vimos anteriormente.
3) Promocionar y analizar la rotación de inventario para reducir costos
Supongamos que posees una empresa que vende productos perecederos, como alimentos.
En ese caso, por supuesto, esperas tener un tiempo de rotación de inventario mucho menor que el de una empresa que vende productos no perecederos, como automóviles o computadoras.
Para lograr tal objetivo, hay muchas formas en que tu empresa puede fomentar las ventas de su inventario y tratar de reducir su período de almacenamiento.
Estas pueden incluir promociones o descuentos para productos que necesitas vender más rápido.
Pero también puedes hacer uso de la tecnología. Por ejemplo, a medida que se vende el inventario, puedes notificar a tu proveedor para que comience el reabastecimiento, y al encargado de compras para que cruce las ventas con las proyecciones.
Al identificar el inventario promedio que requieres, la disponibilidad y la velocidad de entrega, podrás reabastecer tu stock sin reducir drásticamente tu capital de trabajo. Comprando lo justo para abastecer la demanda de tus clientes.
Una forma de estimar tus requerimientos de inventario es al calcular la rotación de inventarios. También existen otras fórmulas y métodos más complejos, como el uso de análisis de regresión y modelos multifactoriales.
Una vez que identificas por cuánto tiempo almacenas tu inventario mientras se vende, tendrás más liquidez porque estarás comprando lo justo. Así, también podrás ahorrar dinero al minimizar el tiempo de almacenamiento. Pues hacerlo conlleva un costo.
Aunque pueden pasarse por alto fácilmente, los costos de almacenamiento involucrados en la administración de tu inventario repercuten directamente en tu utilidad.
Determinar el costo de almacenamiento es relativamente fácil, ya que este se clasifica en:
- Los costos asociados con el almacenamiento físico de tu inventario, como el alquiler, los servicios públicos y el seguro.
- Los costos de los empleados consisten principalmente en los sueldos de los empleados del almacén que administran y supervisan el inventario.
- Los costos de oportunidad son intangibles y representan el costo de mantener artículos que no se venden, en lugar de otros productos más rentables.
- Los costos de depreciación, también intangibles, son los costos incurridos a medida que el valor de tu inventario se deprecia naturalmente con el tiempo y los productos se vuelven progresivamente obsoletos.
Al minimizar los niveles de inventario a justo lo que necesitas reduce los costos de almacenamiento y es una importante estrategia de gestión de tu cadena de suministro.
4) Acelerar la cobranza
Si vendes a crédito, puedes ofrecerles a tus clientes incentivos por pagar anticipadamente, lo que impactará de manera positiva en tu ciclo de conversión de efectivo.
Tales incentivos pueden ser, por ejemplo, ofrecer un descuento por pronto pago y tener un programa de recompensas (ya sea mediante un descuento en su próxima compra); darles más producto por el mismo precio; o promover algún curso de capacitación.
No obstante, puede darse el caso de que tu margen de utilidad bruto sea demasiado bajo o simplemente no cuentes con la liquidez para ofrecerles incentivos a tus clientes.
Bajo esta situación, puedes optar por el factoraje. Aunque no percibas integralmente lo que te deben tus clientes (se te va a “descontar” un tanto a las cuentas por cobrar), al vender su deuda obtendrás un flujo de efectivo que beneficiará a tu capital de trabajo.
En última instancia, el objetivo es aumentar la velocidad de la entrada de efectivo y trabajar hacia la desaceleración de la salida de efectivo, no detenerla por completo.
Pero antes de establecer nuevas políticas en tus departamentos de compras y cobranza, debes considerar el tiempo neto que tu empresa se queda sin percibir efectivo tras comprar el inventario. Y esto lo puedes determinar al calcular tu ciclo de conversión de efectivo:
Ciclo de conversión de efectivo = (Rotación de inventario + Período de cobranza) - Período de cuentas por pagar
De esta manera, el ciclo de conversión de efectivo puede verse como un cálculo de eficiencia de ventas y cobranza. Y es que muestra qué tan rápida y eficientemente una empresa puede comprar, vender y recolectar su inventario.
Por eso, conocer los tiempos relativos a tu ciclo de conversión de efectivo resulta esencial para asegurar la liquidez de tu empresa.
Por ejemplo, si otorgas a tus clientes largos períodos de gracia y no persigues los pagos atrasados (por miedo a ahuyentar a clientes morosos pero recurrentes), estarás bloqueando una gran cantidad de efectivo en el capital de trabajo.
Esto te pondrá en una situación vulnerable si tu proveedor llegase a modificar sus políticas de cobranza y quisiera que le pagaras antes.
Harvard Business Review presenta un ejemplo bastante ilustrativo sobre la utilidad de conocer tus tiempos y actuar estratégicamente para acelerar tu ciclo de conversión de efectivo.
Son este tipo de acciones las que instamos a todas las empresas a considerar.
Si bien modificar las políticas de compra, pago y cobranza puede generar pérdidas marginales, el capital de trabajo que lograrías liberar con tales cambios, sin recurrir a fuentes de financiamiento externo, puede ser potencialmente mayor.
