Tendencias en los viajes de negocios: Cómo la tecnología está revolucionando el sector
En el mundo actual, la tecnología ha transformado todos los aspectos de nuestras vidas, incluida la forma en que viajamos por negocios. Con una creciente demanda de información personalizada e inmediata, reservas e informes de gastos fluidos y una experiencia de viaje cómoda y sin complicaciones, las empresas están recurriendo a la tecnología para mejorar sus programas de gestión de viajes.
El mercado mundial de viajes de negocios tuvo un valor aproximado de 700.000 millones de dólares estadounidenses en 2020, según datos publicados por Allied Market Research. Se espera que este valor crezca un 188% en 2028.
Aquí exploraremos las tendencias tecnológicas del sector y cómo están cambiando el rostro de los viajes de negocios. Desde la reserva de habitaciones de hotel y vuelos hasta la planificación de viajes completos, descubre cómo la tecnología está revolucionando el futuro de los viajes de negocios y qué puedes hacer para que tu empresa se mantenga al día.
Aspectos básicos de la tecnología de viajes: cómo está cambiando nuestra forma de planificarlos y reservarlos
La tecnología de viajes ha transformado nuestra forma de planificar y reservar viajes. Permite a las agencias de viajes reservar viajes para sus clientes de forma eficaz, desde pasajes de avión hasta alojamiento en hoteles y otras actividades relacionadas con los viajes. Con la ayuda de los sistemas informatizados de reservas (SIR), las agencias de viajes pueden gestionar todo lo relacionado con los viajes en cuestión de minutos.
Estos sistemas almacenan y recuperan datos en tiempo real, agilizando la comunicación entre las agencias de viajes y todas las partes implicadas en el proceso de reserva. Además, la tecnología de viajes automatiza las reservas, los pagos y las tareas administrativas de las agencias de viajes y permite a los consumidores hacer sus propias reservas en línea sin necesidad de recurrir a un agente de viajes.
Travel Tech: qué es y cómo está revolucionando el sector del turismo de negocios
La tecnología de viajes está transformando la forma en que viajamos, desde las fases de planificación hasta el propio viaje e incluso después. Aprovechando las TI y las soluciones de comercio electrónico, la tecnología de viajes tiene como objetivo automatizar los viajes, ahorrar tiempo, reducir costes y crear una experiencia de viaje fluida para los consumidores. De acuerdo con datos de Statista, se prevé que el mercado mundial de tecnologías para viajes aumente un 45% de aquí a 2026, lo que pone de relieve la creciente importancia de la tecnología en el sector del turismo y la hospitalidad.
Pero, ¿cómo se está utilizando la tecnología en los viajes? Desde servicios de reservas digitales hasta soluciones de aprendizaje automático para proveedores turísticos y experiencias turísticas virtuales, hay una gran variedad de formas en que la tecnología de viajes está revolucionando la industria. Este blog explora las últimas tendencias en tecnología de viajes y su impacto potencial en la industria del turismo y la hostelería. Descubra cómo la tecnología está cambiando la forma en que viajamos y qué puede hacer para mantenerse a la vanguardia.
El poder de los sistemas de reserva en línea
En el vertiginoso mundo actual, el tiempo es un bien muy valioso. Esto es especialmente cierto en el ámbito de los viajes de negocios, donde el tiempo es oro. Por eso, los sistemas de reserva en línea han cambiado las reglas del juego del sector. Permiten a las empresas de gestión de viajes comparar rápidamente los precios de varias aerolíneas, al tiempo que garantizan el cumplimiento de las políticas de viajes de la empresa. Del mismo modo, las herramientas de reserva en línea facilitan a los empleados la gestión de sus viajes de negocios con sólo unos clics.
Pero, ¿qué es exactamente un sistema de reservas en línea? En esencia, es un programa informático que permite a las empresas del sector turístico y hotelero gestionar las reservas de forma más eficaz. Permite a los clientes reservar servicios en línea y a las empresas gestionar esas reservas sobre la marcha. Con unos pocos clics, los clientes pueden reservar un servicio y pagar a través de una pasarela de pago segura, haciendo que todo el proceso sea rápido y sin complicaciones.
Los sistemas de reservas en línea son increíblemente versátiles y pueden integrarse en cualquier negocio que implique la reserva de servicios. Desde operadores de viajes y el sector hotelero hasta el alquiler de propiedades, portales de actividades vacacionales y servicios de transporte, los usos de los sistemas de reservas online son prácticamente ilimitados. Lo mejor de todo es que estos sistemas pueden integrarse fácilmente en un sitio web o en una página de redes sociales, lo que facilita a los clientes la reserva de servicios en cualquier momento y lugar.
En general, los sistemas de reservas en línea son un componente clave de los viajes de negocios modernos. Permiten a las empresas gestionar los gastos de viaje de forma más eficiente, al tiempo que agilizan el proceso de reserva para los empleados. Dado que la tecnología sigue evolucionando, es seguro afirmar que los sistemas de reservas en línea seguirán configurando el futuro de los viajes de negocios.
La importancia del Wi-Fi gratuito para los viajeros de negocios
Hoy en día, cuando estar conectado es más importante que nunca, la conexión Wi-Fi gratuita se ha convertido en una necesidad tanto para las aerolíneas como para los hoteles. Según Business Travel News, más de la mitad de los viajeros de negocios pasan al menos una hora al día utilizando Internet en la habitación del hotel por motivos de trabajo.
Además, los estudios demuestran que la conexión Wi-Fi es el factor más importante para los viajeros de negocios, ya que el 47% de los viajeros de negocios estadounidenses prefieren alojarse en un hotel con una conexión Wi-Fi estable a cualquier otro factor.
El Wi-Fi gratuito ha dejado de ser un lujo para convertirse en una expectativa, ya que, de acuerdo con un estudio de Researchgate el 60% de los viajeros latinoamericanos y el 47% de los norteamericanos consideran que el acceso Wi-Fi constante es un factor clave a la hora de elegir un lugar para alojarse.
Los viajeros de negocios necesitan una conexión estable a Internet, ya que gran parte de su trabajo se realiza en línea. Necesitan estar conectados para comunicarse con los miembros de su equipo y responder a los mensajes, algo crucial en el vertiginoso mundo empresarial actual.
Además de ser esencial para el trabajo, el Wi-Fi también es crucial para que los viajes sean más fáciles y llevaderos.
Los viajeros de negocios utilizan la Wi-Fi para descargar tarjetas de embarque, comprobar el estado de los vuelos, consultar el tiempo local y recabar información sobre la ciudad que visitan. Disponer de una conexión Wi-Fi estable es esencial para garantizar que los viajeros de negocios puedan aprovechar al máximo sus viajes, permitiéndoles comprobar las condiciones del tráfico, encontrar restaurantes locales y facturar en línea para evitar perder vuelos.
Aunque la conexión Wi-Fi gratuita es crucial para los viajeros de negocios, es importante tener en cuenta que puede conllevar riesgos para la seguridad de información. La prevalencia de las violaciones de datos en los últimos años ha llevado a muchas empresas a considerar la posibilidad de cerrar por completo el acceso a sus sistemas desde el mundo exterior. Sin embargo, para otras, las ventajas de que sus empleados permanezcan conectados sobre la marcha compensan los riesgos.
De hecho, una encuesta reveló que más de la mitad de los profesionales móviles (51%) declararon que sus empresas les permiten utilizar dispositivos personales para acceder a datos corporativos a través de Wi-Fi públicas. Como ocurre con cualquier decisión empresarial, es importante sopesar los riesgos potenciales frente a los beneficios antes de tomar una decisión sobre la oferta de Wi-Fi gratuito a empleados y clientes.
Gestionar el seguimiento de los viajeros para garantizar el cumplimiento y reducir los riesgos
A medida que las empresas dependen cada vez más de los viajes de negocios para hacer crecer sus operaciones, también tienen la responsabilidad de velar por la seguridad de sus empleados que viajan. Para ello es necesario realizar un seguimiento de los movimientos de los mismos y comunicarles cualquier riesgo o peligro que puedan encontrar mientras viajan. Afortunadamente, la tecnología ha hecho que el rastreo de los viajeros sea un proceso más ágil.
Sin embargo, a medida que más países intentan recaudar impuestos sobre los ingresos de los viajeros de negocios visitantes, el seguimiento y la notificación de los desplazamientos de los empleados se han vuelto cada vez más complejos. Las empresas deben diferenciar entre "viajes de negocios" y " asignaciones de corta duración" y asegurarse de que cumplen las leyes y normativas fiscales locales.
Para garantizar el cumplimiento y reducir los riesgos, las empresas deben reconocer los riesgos asociados a una plantilla móvil y trabajar en colaboración para responder a preguntas críticas sobre sus viajeros de negocios. Para ello es necesario formar un equipo de colaboración interfuncional con miembros de los departamentos de Recursos Humanos, Gestión del Talento, Nómina, Finanzas y Viajes Corporativos.
El equipo debe revisar la analítica empresarial en torno a los datos de viajes para mejorar los esfuerzos de cumplimiento. Con todo, esto puede suponer un reto si los datos disponibles son escasos o incoherentes. Las empresas deben asegurarse de que se generan informes significativos para el análisis que muestren si el viaje de negocios se realizó realmente en todos los días indicados en el informe, si el empleado utilizó parte del tiempo en el lugar de destino por motivos personales, si el colaborador reservó un viaje de negocios fuera del departamento de viajes de la empresa, y si el empleado que figura en el informe fue el que viajó u otro(s) empleado(s) viajó(aron) en su lugar.
Gracias a los avances tecnológicos y a que los departamentos comparten más información, la capacidad de realizar un seguimiento de los viajeros de negocios ha avanzado mucho en comparación con hace tan sólo unos años. Esto puede resultar útil para realizar un seguimiento de los viajeros de negocios y analizar los datos en busca de riesgos.
Las ventajas de los informes electrónicos de gastos
Atrás quedaron los días en que los empleados tenían que hacer un seguimiento de todos sus recibos en papel y rellenar manualmente formularios para obtener el reembolso de sus gastos de empresa. Con el auge de la tecnología, la declaración electrónica de gastos se ha convertido en la norma, haciendo que todo el proceso sea más rápido, eficiente y rentable.
En lugar de rellenar los formularios a mano, los empleados pueden utilizar la tecnología OCR para extraer automáticamente la información de sus recibos. Esto no sólo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de error humano. Esta tecnología asigna la categoría adecuada a un gasto utilizando marcadores como los nombres de los proveedores y los elementos del recibo. Esto significa que los empleados ya no tienen que pasar horas introduciendo datos, y los equipos financieros pueden estar seguros de la exactitud de los datos.
Otra ventaja de la presentación electrónica de informes de gastos es que permite a las empresas gestionar, informar y ahorrar en gastos empresariales de forma más eficiente. Con la presentación digital, las empresas pueden acceder y analizar rápidamente los datos de gastos para tomar decisiones informadas sobre medidas de reducción de costes.
Los equipos financieros pueden resumir los gastos por departamento o por operación, lo que permite medir mejor el rendimiento semanal, bimensual o mensualmente. Además, como los datos llegan a diario, los responsables de la toma de decisiones pueden responder fácilmente a preguntas críticas en tiempo real.
Nuestra solución para gastos de viajes
Con la plataforma de control de gastos de Tribal y nuestra nueva solución, Tribal Travel, todo esto puede ser más eficiente y seguro, pues permite a los usuarios manejar su negocio desde cualquier dispositivo, ya sea desde la web, iOS o Android. Una de las funciones destacadas es el visualizador de gastos en tiempo real, lo que permite a los administradores monitorear todas las transacciones al instante. La categorización dinámica de gastos ayuda a analizar la distribución de los gastos y validar el rendimiento de cada categoría.
Además, con Tribal Travel, puedes simplificar todo el proceso y obtener incluso cashback en tus reservas de viaje. Además, cuentas con la atención personalizada de Expedia y con la posibilidad de crear tarjetas de crédito para viajes personalizadas para cada miembro de tu equipo. Tribal Travel te ayuda a mantener tus gastos en un solo lugar y obtener recompensas exclusivas.
Además, la emisión de reportes instantáneos permite exportar un resumen de los gastos y utilizarlo como referencia para tomar decisiones. Con la plataforma de gestión de gastos de Tribal, además, todas las operaciones son seguras, lo que garantiza el pago de todas las facturas necesarias y la recepción de notificaciones instantáneas de los movimientos en la cuenta. Esto ayuda a cualquier empresa a ahorrar y gestionar los gastos empresariales —entre ellos los de viaje— de forma más eficiente y segura.
Para terminar
Según un informe de McKinsey, la automatización de las operaciones financieras y de los segmentos de información podría generar grandes beneficios a largo plazo con sólo aprovechar la riqueza de los datos en tiempo real. La gestión de gastos es un área de las operaciones financieras que puede aportar valor a la organización si se automatiza. Sin embargo, muchas empresas siguen utilizando un sistema manual o un software heredado, lo que hace que la automatización de la gestión de gastos sea un sueño lejano.
La lenta tasa de adopción de nuevas tecnologías en la función financiera se ha atribuido a menudo a que los profesionales de las finanzas esperan a que otras funciones inicien la transformación digital de los procesos críticos. No obstante, a medida que avanza la tecnología, las empresas que no adopten la gestión electrónica de gastos pueden quedarse rezagadas con respecto a sus competidores.
